Nieuwe klacht registreren

2/22/2025
5 minutes to read

Via het rolcentrum kan een nieuwe klacht worden aangemaakt. Dit gebeurt dan from scratch. Er kunnen ook klachten gemaakt worden vanaf een klantenkaart, een leverancierskaart, een verkooporder- of inkooporderscherm of een specifieke orderregel. Hoe concreter de klacht wordt geïnitieerd (bv rechtsteeks vanop het order) hoe vlotter de klacht correct gekoppeld wordt (bv aan juiste klant of leverancier, ordernr, etc...).

Werkwijze

Vul de verschillende velden in:

Tabblad Algemeen

Veld	Omschrijving
Nr.	BoCount Dynamics stelt hier automatisch het eerstvolgende nummer van de klachtnummerreeks voor.
Omschrijving	Geef een korte omschrijving van de klacht.
Extern documentnr.	Vul hier het eventuele externe documentnummer (van de klant of leverancier) in met betrekking tot de klacht.
Soort	Specifieer de soort van de klacht. Mogelijke opties zijn verkoop, inkoop, productie, assemblage, service of project. Men kan verder verfijnen in categorieën. De lijst “soorten” is niet editeerbaar. Ze sturen bepaalde acties aan die je vanuit een klacht kan uitvoeren. Door soort 'verkoop' te selecteren kan je de klacht koppelen aan een verkooporder, soort 'inkoop' -> inkooporder, productie -> Productie-order, Assemblage -> assemblage-order of Service -> Service-Order-nr, Verkoopretour -> verkoopretourorder, Inkoopretour -> inkoopretourorder
Categorie	Bevat de categorie van de klacht. Zie instellingen
Foutgroep	Bevat de foutgroep van de klacht. Zie instellingen
Hoofdklacht	Indien de klacht is gerelateerd aan een andere klacht, kan die hier worden opgegeven.
Gecreëerd door	BoCount Dynamics vult hier automatisch de gebruikers-id in van de aanmaker van de klacht.
Gecreëerd op	BoCount Dynamics vult hier automatisch de datum van aanmaak van de klacht in.
Gewijzigd door	BoCount Dynamics vult hier automatisch de gebruikers-id in van de laatste wijziging van de klacht.
Gewijzigd op	BoCount Dynamics vult hier automatisch de datum van de laatste wijziging van de klacht in.
Begindatum afhandeling	BoCount Dynamics vult hier automatisch de datum in van de start van de behandeling van de klacht.
Toegewezen gebruikers-id	Ken hier het gebruikers-id toe van degene aan we de klacht wordt gedirigeerd.
Datum afhandeling	BoCount Dynamics vult hier automatisch de datum in van het einde van de behandeling van de klacht.
Afgehandeld door	Hierin wordt automatisch de gebruikersid van de gebruiker die de klacht afsluit in bijgehouden.
Status	Bevat de status van de klacht.

Tabblad Order

Veld	Omschrijving
Bronnr.	Vul hier het klantnr. of leveranciersnr. in op wie de klacht betrekking heeft. In geval van soort verkoop of service is dit een klantnr. In geval van soort inkoop is dit een leveranciersnr. In geval van productie of assemblage is, kan dit veld niet ingevuld worden.
Bronnaam	Geeft de naam weer van het geselecteerde bronnr.
Contactpersoonnr.	Indien gewenst kan hier een contactpersoon opgegeven worden die gelinkt is met het geselecteerde bronnr.
Naam contact	Geeft de naam weer van het geselecteerde contactpersoonnr.
Nr.	Bevat het ordernr. waarop de klacht betrekking heeft. Afhankelijk van de klachtensoort is dit telkens een ander document. Bij soort verkoop zal dit een verkooporder zijn, bij inkoop een inkooporder. Bij soort productie kan een productieordernr. geselecteerd worden, bij assemblage een assemblageorder, bij service een serviceordernr, bij verkoopretour een verkoopretourordernr. en bij inkoopretour een inkoopretourordernr.
Projecttaaknr.	Selectier het projecttaaknr. waarop de klacht betrekking heeft. Dit veld is enkel zichtbaar indien de klachtsoort project is.
Regelnr.	Selecteer hier het regelnummer van het gekozen document waarop de klacht betrekking heeft.
Artikelnr.	BoCount Dynamics vult hier automatisch het artikelnummer in van de geselecteerde orderlijn.
Artikelomschrijving	BoCount Dynamics vult hier automatisch de artikelomschrijving in van de geselecteerde orderlijn.
Vestiging	Vul hier de vestiging in die betrekking heeft op de klacht.

Tabblad Gerelateerde orders

|Retourorders|Hier wordt het aantal retourorders weergegeven die gemaakt zijn op deze klacht. Bij klikken op het cijfer wordt naar de retourorderlijst genavigeerd en kan het retourorder geopend worden.| |Herleveringsorders|Wanneer goederen opnieuw uitgestuurd moeten worden, dient een herleveringsorder gemaakt te worden. Het aantal herleveringsorders kan hier opgevolgd worden. Bij doorklikken op het cijfer opent de lijst met verkooporders zich.| |Transferorders|Artikelen kunnen van en naar de klachtenvestiging getransfereerd worden. De transferorders kunnen hier opgevolgd worden via doorklikken op het cijfer.|

Tabblad Informatie

Veld	Omschrijving
Inhoud	Hier kan een gedetailleerde beschrijving van de klacht opgegeven worden.

Tabblad Aantal

Veld	Omschrijving
Aantal	Geef hier het aantal artikelen op waarover de klacht handelt.
Eenheid	Bevat de eenheid van het aantal artikelen.

Tabblad Verantwoordelijke klacht

Veld	Omschrijving
Verantwoordelijke	Selecteer het werknemernummer van de werknemer die verantwoordelijk is voor de klacht.
Voornaam	BoCount Dynamics vult hier automatisch de voornaam in van de verantwoordelijke werknemer.
Achternaam	BoCount Dynamics vult hier automatisch de achternaam in van de verantwoordelijke werknemer.
Functie	BoCount Dynamics vult hier automatisch de functie in van de verantwoordelijke werknemer.

Infoblok Afbeeldingen

Hier kunnen afbeeldingen gerelateerd aan de klacht worden bewaard.
Het is ook mogelijk om een foto te nemen met de camera van het toestel en die te bewaren.

Infoblok Bestanden

Hier kunnen bestanden gerelateerd aan de klacht worden bewaard. Dit kan door het gewenste bestand (e-mail, document, tekst,...) te slepen naar de factbox. De gesleepte bestanden worden achterliggend bewaard en zijn altijd raadpleegbaar via deze factbox.

Gebruik van de verschillende acties:

Actietab Nieuw

Actie	Omschrijving
Maak retourorder	Maak een retourorder aan voor de klacht. Bij type verkoop wordt een verkoopretourorder gemaakt. De vestiging op het retourorder is de ingestelde klachtenvestiging. Bij type inkoop wordt een inkoopretourorder gemaakt.
Maak herleveringsorder	Maak een nieuw order voor herlevering van de goederen.
Maak gerelateerde klacht	Maak een nieuwe klacht, gerelateerd aan deze klacht. Het veld hoofdklachtnr. wordt ingevuld met het nummer van de huidige klacht.
Nieuwe interactie	Start een nieuwe interactie voor de klacht.

Actietab start

Actie	Omschrijving
Start	Start het behandelen van de klacht. De status wordt hiermee in behandeling gebracht. Indien het toegewezen gebruikers-id leeg is, wordt die automatisch ingevuld met de actieve gebruiker. Het veld begindatum afhandeling wordt ingevuld met de werkdatum.
Afsluiten	Beëindig de behandeling van de klacht. De status wordt hiermee in status afgesloten gebracht. Het veld datum afhandeling wordt ingevuld met de werkdatum. Indien de klacht nog niet afgesloten acties heeft, kan de klacht niet afgesloten worden.
Heropenen	Heropen een afgesloten klacht. De klacht komt terug in status in behandeling.
Acties	Geeft een overzicht van de acties gekoppeld aan de klacht. Zie Klachtacties
Verstuur e-mail	Verstuur een e-mail omtrent de klacht naar de contactpersoon opgegeven in de klacht.
Genereer e-mail met Copilot	Genereer een e-mail omtrent de klacht met behulp van Copilot. Meer informatie

Actietab Orders

Actie	Omschrijving
Retourorders	Geef de gekoppelde retourorders weer.
Herleveringsorders	Geef de gekoppelde herleveringsorders weer.
Transferorders	Geef de gekoppelde transferorders weer.

Actietab Voorraad

Actie	Omschrijving
Transfer van vestiging klachten	Maak een nieuw transferorder om vooraad naar de klachten-vestiging over te brengen.
Transfer naar vestiging klachten	aak een nieuw transferorder om vooraad van de klachten-vestiging over te brengen.

Actietab Navigeren

Actie	Omschrijving
Interactielogposten	Overzicht van alle interacties gekoppeld aan de klacht.
Gerelateerde klachten	Overzicht van alle gerelateerde klachten op basis van het veld Hoofdklachtnr.

Actietab Acties

Onder de actietab Acties zitten nog een paar extra functionaliteiten die nog niet hierboven beschreven staan.

Actie	Omschrijving
Opnieuw openen	Heropenen van een reeds afgesloten klacht.