Documenten opladen
(Tegel: In afwachting OCR)
Documenten worden fysiek op papier of digitaal ontvangen. De eerste stap in het gebruik van document capture is het opladen van deze bestanden. Dit kan op verschillende manieren: manueel, via een scanner, of via een gekoppelde mailbox. De ene manier sluit de andere niet uit. Documenten kunnen één per één opgeladen worden of in bulk. Ongeacht de gebruikte methode, verschijnt elk document in de eerste tegel: In afwachting OCR. Achterliggend betekent dit dat elk bestand eerst in de PDF-map terecht komt. Bestanden in deze map worden door de Document Capture Service opgepikt en, indien het om een pdf-bestand gaat, ge-ocr'd.
NOTE
Opdat de Document Capture Service de bestanden kan oppikken, is het belangrijk dat de gebruiker waaronder deze service draait voldoende rechten heeft op de pdf-map.
Methode: Manueel
Documenten kunnen manueel opgeladen worden. Dat betekent dat een gebruiker pdf-bestanden gaat opladen door gebruik te maken van de knop Document indienen op het Rolcentrum.
Bij het gebruik van die knop en als er meerdere document categorieën in gebruik zijn, zal eerst aangeduid moeten worden tot welke document categorie de bestanden behoren. Na selectie van de juiste categorie wordt een Windows Verkenner scherm geopend. De gebruiker navigeert hier naar de locatie waar de bestanden staan en selecteert die.
De tegel In afwachting OCR zou moeten verhogen met het aantal documenten die manueel werden geselecteerd. De bestanden worden vervolgens opgepikt door de Document Capture Service.
Methode: Scanner
Indien documenten op papier beschikbaar zijn, kunnen die gescand worden. Afhankelijk van de scanner kunnen er op het toestel extra keuzemogelijkheden voorzien worden waarbij rechtstreeks naar de juiste map of het juiste e-mailadres gescand wordt.
Als deze bijkomende instellingen niet gebeuren dan zal na het scannen, het document manueel opgeladen moeten worden.
TIP
Hanteer een minimum resolutie van 300 dpi op de scanner om een goede ocr-verwerking te hebben.
Methode: E-mail
Per bedrijf, per document categorie kan één e-mailadres gekoppeld worden.
De Document Capture Service zal deze mailbox monitoren. Alle ongelezen e-mails die een pdf-bestand als bijlage bevatten, zullen opgepikt worden. Concreet betekent dit dat de pdf-bijlage in de PDF-map wordt geplaatst en dat de e-mail op gelezen wordt geplaatst. Voor de configuratie van een e-mailadres: zie Configuratie e-mail.
Na het opladen van de documenten, volgt de OCR-verwerking.
