Splitsen en samenvoegen
Afhankelijk hoe de documenten aangeleverd worden, kan het nodig zijn dat bladzijden gesplitst of samengevoegd worden.
Ten allen tijd is het raadzaam om alle documenten die samen horen zo veel als mogelijk samen aan te leveren aan het systeem.
Splitsen
Automatisch
Het al dan niet automatisch splitsen wordt bepaalt per document categorie. Er zijn verschillende manieren waarop gesplitst kan worden. De instellingen zijn terug te vinden via het pad: Rolcentrum > Instellingen > Basistabellen > Documentcategorieën > Kies de document categorie Inkoop > in het lint kies voor de knop Wijzigen > Sneltabblad OCR verwerken.
| Splitsen op | Werking |
|---|---|
| Blanco pagina | Document capture gaat splitsen telkens een blanco pagina wordt gevonden. Een pagina met miner dan 40 karakters is een blanco pagina. |
| Bron-id | Document capture gaat splitsen telkens een nieuwe bron (= leverancier) gevonden wordt. |
| Scheidingsvelden | Standaard wordt het factuurnummer aangeduid als scheidingsveld. Dit zodat document capture ook gaat splitsen als twee verschillende facturen van eenzelfde leverancier na elkaar zitten. Deze parameter kan niet gebruikt worden zonder bron-id. |
| Barcode | Document capture gaat splitsen op basis van een barcode. Dit betekent dat op elke nieuwe factuur een barcodesticket geplakt moet worden. |
| Barcodetekst | Als gekozen wordt op te splitsen op barcode, dan wordt in dit veld meegegeven welke tekst telkens vermeld staat. Deze parameter kan niet gebruikt worden zonder barcode. |
Manueel
Als er te weinig werd gesplitst, bijvoorbeeld omdat de leverancier nog niet in BoCount Dynamics gekend was, dan kan na de import manueel gesplitst worden. Ga daarvoor naar het scherm Documenten splitsen en samenvoegen via het pad: Rolcentrum > Tegel Klaar om te registreren > in het lint kies voor de knop Document > Splitsen en samenvoegen.
In het nieuwe scherm dat wordt geopend wordt elke individuele bladzijde weergegeven. Selecteer de eerste bladzijde van het tweede document en gebruik de knop Splitsen. Het document wordt gesplitst en de bladzijde krijgt nu ook een D* nummer toegekend.
Samenvoegen
Automatisch
Het al dan niet automatisch samenvoegen is enkel mogelijk wanneer er gewerkt wordt met een mailbox.
Als alle pdf-bijlagen uit eenzelfde e-mail samengevoegd moeten worden tot één geheel, dan moeten twee parameters opstaan. De eerste parameter die aangevinkt moet zijn is, E-mails archiveren op document. Deze parameter is terug te vinden via: Rolcentrum > Instellingen > Basistabellen > Documentcategorieën > Kies de document categorie Inkoop > in het lint kies voor de knop Wijzigen > Sneltabblad E-mail.
De tweede parameter, Samenvoegen vanuit zelfde e-mail, is per sjabloon in te stellen via de sjabloonkaart. Om de sjabloonkaart te selecteren is de eenvoudigste manier vanuit de documentlijst, in het lint de knop Sjabloonkaart te gebruiken. Een andere weg is: Rolcentrum > Instellingen > Basistabellen > Documentcategorieën > Kies de document categorie Inkoop > in het lint kies voor de knop Wijzigen > Sneltabblad Sjablonen > Selecteer het gewenste sjabloon en kies voor Bewerken > Sneltabblad Algemeen.
Manueel
Als documenten individueel aangeboden werden aan het systeem, zal manueel samengevoegd moeten worden. Ga daarvoro naar het scherm Documenten splitsen en samenvoegen via het pad: Rolcentrum > Tegel Klaar om te registreren > in het lint kies voor de knop Document > Splitsen en samenvoegen.
In het nieuwe scherm dat wordt geopend wordt elke individuele bladzijde weergegeven. Selecteer alle opeenvolgende bladzijden die samenhoren en gebruik de knop Samenvoegen.
Deze actie is enkel mogelijk voor bladzijden die na elkaar komen. Als dat niet het geval is, zijn er twee opties. Ofwel worden tussenliggende bladzijden eerst geregistreerd, waardoor de overige bladzijden na elkaar komen te liggen. Ofwel worden alle bladzijden samengevoegd, daarna worden de bladzijden binnen dit ene grote document verplaatst, waarna terug gesplitst wordt.
Volgorde bladzijden wijzigen
Binnen één document, kunnen de individuele bladzijden gewijzigd worden van volgorde. Ook daarvoor wordt het scherm Documenten splitsen en samenvoegen geopend via het pad: Rolcentrum > Tegel Klaar om te registreren > in het lint kies voor de knop Document > Splitsen en samenvoegen. Door middel van de knoppen Naar boven, Naar beneden, kan de volgorde gewijzigd worden. Dit kan relevant zijn als de relevante factuurgegevens op de laatste bladzijde staan voorafgegaan door een detail. In dat geval kan het interessant zijn om de samenvatting als eerste bladzijde te plaatsen.
