Meerdere sjablonen
Standaard zal elke leverancier minimum één bronsjabloon hebben. In bepaalde gevallen verschilt de lay-out van eenzelfde leverancier afhankelijk van de inhoud (vb.: tussentijdse rekening versus eindafrekening). In plaats van het ene sjabloon telkens aan te passen volgens het document dat binnenkomt, kan best een tweede sjabloon voorzien worden.
Werkwijze:
- Zorg dat de juiste leverancier is toegewezen aan het document.
- In het lint via de tab Acties, kies Maak/Selecteer sjabloon
- Kies voor de optie Maak nieuwe en vervolgens OK.
- Een nieuw bronsjabloon wordt gemaakt op basis van het mastersjabloon, niet op basis van het reeds bestaande bronsjabloon.
- Ga via het lint naar Sjabloonkaart en geef het sjabloon een veelzeggende omschrijving. Op die manier wordt het duidelijk waarvoor elk sjabloon gebruikt moet worden.
Om ervoor te zorgen dat Document Capture voor toekomstige documenten automatisch het juiste sjabloon toepast, kan gebruik gemaakt worden van zoekteksten. Definieer daarbij zeker het ondernemenings- of btw-nummer als zoektekst om te koppelen aan de juiste leverancier. Verder moet ook minimaal één zoektekst toegevoegd worden op basis waarvan het juiste sjabloon kan worden geselecteerd. Zoek daarvoor naar iets dat op elke factuur van dat type terugkeert, maar die verschilt van de andere facturen die van deze leverancier komen.
