Document capture instellingen
Algemeen
Onder het eerste tabblad wordt de manier en locatie van opslaan ingesteld. De mappen moeten als volgt ingesteld worden:
| Veld | Map | Omschrijving |
|---|---|---|
| Gescand bestandspad voor PDF | Geeft de map aan die pdf-documenten bevat die wachten op OCR-verwerking. Documenten worden opgeslagen in deze map wanneer ze worden gedownload van de geconfigureerde e-mailaccounts. | |
| Bestandslocatie voor OCR-proc.bestanden | ..\Completed | Geeft de map aan met OCR verwerkte bestanden bevat totdat deze zijn geïmporteerd. |
| XML bestandspad | ..\XML | Geeft de map aan die XML-bestanden bevat die wachten om te worden geïmporteerd. |
| Archiefbestandspad | ..\Archive | Op deze locatie worden de bestanden geplaatst bij de import. Dit is de laatste en definitieve locatie. |
Aan de hand van de bijkomende parameters kan het archief nog verder ingedeeld worden zodat er een onderverdeling is per bedrijfscategorie, per document categorie, per jaar en/of per maand.
Nummering
De verschillende nummerreeks worden hier ingesteld. Idealiter zit er geen logica in de nummerreeks voor document nummers en sjabloonnummers. Ten allen tijd moet vermeden worden dat nummers dubbel gebruikt kunnen worden.
CAUTION
De link tussen een bestand in Document Capture en de aangemaakte inkoopfactuur of inkoopcreditnota bestaat op basis van het voorlopig nummer van dat document. Ook nadat de factuur of creditnota werd geboekt. Daarom is het belangerijk dat de nummerreeks gebruikt voor de voorlopige nummers geen waarden dubbel gebruikt.
