Meerdere bedrijven

• 11/27/2021
• 2 minutes to read

Document Capture kan in meerdere bedrijven binnen BoCount Dynamics gebruikt worden. In elk bedrijf zal Document Capture geconfigureerd worden, worden de nodige document categoriën gedefinieerd, wordt een master-sjabloon voorzien.

Uploaden documenten

Elk document dat binnenkomt zal voor een specifiek bedrijf bedoelt zijn.

Voor het opladen van documenten zijn er twee mogelijkheden. Ofwel worden documenten altijd meteen in het juiste bedrijf opgeladen, ofwel bestaat er een kans dat documenten opgeladen worden in het foute bedrijf.

In het eerste geval is er geen verdere setup nodig. In het tweede geval kan er extra setup voorzien worden waarbij Document Capture de bestanden gaat verplaatsen tussen de verschillende bedrijven.

Documenten verplaatsen

Standaard kunnen documenten enkel verplaatst worden naar dezelfde document categorie in een ander bedrijf. Dit kan geautomatiseerd worden, of een gebruiker kan manueel documenten verplaatsen.

Automatisch

Voorwaarden om bestanden automatisch te laten verplaatsen:

• De documentcategorie moet in beide bedrijven bestaan.
• De parameter Automatisch verplaatsen naar bedrijf is geactiveerd.
• Er werden bedrijfsidentificatieteksten gedefinieerd.

Activeer de parameter via: Afdelingen > Administratie > Applicatie-instellingen > Document Capture > Documentcategorieën > Selecteer de categorie waarvoor documenten automatisch moeten worden verplaatst > Kies in het lint voor de knop Wijzigen > Ga naar het sneltabblad OCR verwerken > Vink de parameter Automatisch verplaatsen naar bedrijf aan.

Definieer bedrijfsidentificatieteksten via: Afdelingen > Administratie > Applicatie-instellingen > Document Capture > Document > Bedrijfsidentificatieteksten.

1. Selecteer in de eerste kolom het bedrijf waarvoor je een tekst wil definiëren.
2. In de tweede kolom definieer je de tekst die op documenten vermeld wordt en die uniek zijn voor het bedrijf.

De opgegeven teksten worden door document capture gezocht op het document. Indien deze gevonden worden, dan zal het document verplaatst worden naar dezelfde documentcategorie in het bedrijf gekoppeld aan die tekst.

Manueel

Afhankelijk van de gedefinieerde bedrijfsidentificatieteksten en van de data aanwezig op de documenten zal een document automatisch verplaatst worden. Is dit niet (correct) gebeurd, dan kan de gebruiken documenten manueel verplaatsen.

Werkwijze:

1. Ga via de documentlijst op het document staan die verplaatst moet worden.
2. Via het lint kies Acties en gebruik vervolgens de knop Verplaats naar bedrijf.
3. In het nieuwe scherm, kies het bedrijf waarnaar het document verplaatst moet worden.

Extra controle: ons btw-nummer

Om te vermijden dat documenten in het foute bedrijf worden geregistreerd kan ter controle een extra veld toegevoegd worden op het mastersjabloon. Dit veld kan bijvoorbeeld de benaming "Ons btw-nummer" krijgen. Voeg dit veld bij voorkeur op het mastersjabloon toe vooraleer Document Capture opgestart wordt.

Werkwijze:

1. Op het mastersjabloon voeg een extra veld toe.

2. Parameters van dit extra veld:

   • Soort = Koptekst
   • Code = OURVATNO
   • Velnaam = Ons btw-nummer
   • Gegevenssoort = tekst
   • Vereist = aanvinken
   • Voeg toe aan sjablonen = aanvinken
   • Blanco's verwijderen = aanvinken
   • Regelgenereren aan = uitvinken

3. Definieer op dit veld één regel, namelijk de 10 numerieke karakters van het btw-nummer van het bedrijf waarin gewerkt wordt.

4. Voeg op dit veld nog een aantal veldvertalingen toe, waaronder:

   • BE - leeg
   • BTW - leeg
   • . - leeg

5. Nadat het veld bestaat, bepaal de plaats op het sjabloon door de knoppen Naar boven, Naar beneden te gebruiken.

Dit extra veld wordt net zoals de meeste andere velden aangeleerd op het document aan de hand van een blauw en oranje kader. Het idee is om het btw-nummer van het bedrijf waarin gewerkt wordt aan te leren. Door de regel wordt gecontroleerd of dit een match is of niet. Als het btw-nummer van het document niet overeenkomt met het btw-nummer zoals gedefinieerd in de regel, zal het document niet geregistreerd kunenn worden.