Inkomende peppolberichten

1/7/2026
5 minutes to read

Leverancier instellen als PEPPOL-leverancier

Het is interessant van zoveel mogelijk leveranciers in te stellen als PEPPOL-leverancier. Zo worden binnenkomende facturen aan het juiste leveranciersnummer gekoppeld en de voorkeursverwerking (inkoopfactuur of inkooporder maken) toegepast zoals deze op de leverancierskaart werd ingesteld.

E-documenten ontvangen

De lijst E-documenten wordt aangevuld met nieuwe (peppol-)facturen en creditnotas door middel van een taakwachtrij. U ziet inkoopfacturen & inkoopcreditnotas in éénzelfde lijst als verkoopfacturen en creditnotas. U kan filteren op documenttypes, bv enkel “inkoopfactuur”.

Overzicht verwerkte documenten

In het rolcentrum “bedrijfsmanager” werd een overzicht van alle “e-documentactiviteiten” voorzien. U heeft dus een visueel overzicht van hoeveel inkomende en uitgaande facturen en creditnotas werden verwerkt, nog worden uitgevoerd of vastlopen op een foutmelding en dus een manuele tussenkomst vereisen.

Foutmeldingen bij ontvangen

Ziet u in de lijst e-documenten voor een e-document de documentstatus “fout” dan klikt u op het documentnummer om het e-document te bekijken en controleert u de fout onder “foutmeldingen”

IMPORTANT

Veel foutmeldingen zijn gerelateerd aan de standaard verwerking van E-documenten. Veel klanten kiezen om inkoopfacturen te verwerken via document capture of beperken zicht tot het aanmaken van de document-kop (zie inkoopfacturen verwerken). In beide gevallen raden we aan om in de e-document service setup ervoor te kiezen om automatische verwerking uit te schakelen (sectie "importeren")

Bent u erin geslaagd de fout op te lossen dan klikt u linksboven op “start -> document opnieuw verwerken”. Door het document opnieuw te verwerken zullen de foutmeldingen gecontroleerd en verwijderd worden.

Inkoopfacturen verwerken

Er zijn 3 mogelijkheden om een inkomend peppol-bericht te verwerken.

U kan de standaard functionaliteit van E-document gebruiken en de inhoud van het PEPPOL-bericht (XML) laten herkennen om vervolgens een inkoopfactuur te bekomen die u kan boeken.
U kan kiezen voor onze uitgebreide “documentkop aanmaken” functionaliteit die enkel de documenthoofding voorbereidt en geen regelherkenning uitvoert.
U kan – indien u gebruik maakt van Document Capture - de PDF die aan het PEPPOL-bericht gekoppeld was doorsturen naar Document Capture om de vertrouwde OCR-herkenning te laten plaatsvinden. We adviseren deze stap wanneer u uitgebreid documentinhoud aanleert in DocCap (bv regels herkennen, dynamische rekeningenfunctionaliteit,…)

De keuze welke piste u bewandelt hangt af van of u gebruik maakt van Document Capture en of de aangeleverde XML voldoende informatie bevat.

Facturen van (buitenlandse) leveranciers die hun documenten niet via PEPPOL versturen zullen uiteraard blijvend binnenkomen en geboekt worden op de vertrouwde manier (via Document Capture of manueel).

Optie 1: XML inlezen met standaard (e-documents) functionaliteit

De standaard verwerking van inkomende facturen in E-documents gaat er van uit dat zoveel mogelijk data in het digitale bericht (hier XML formaat) vervat zit. De velden voor de hoofding van de inkoopfactuur kan relatief eenvoudig uit het bericht afgeleid worden. Voor de regels van de factuur wordt gewerkt met “toewijzing van tekst aan rekening”.

Vanop een leverancierskaart kan u kiezen voor (ALT+Q) “toewijzing van tekst aan rekening”. Standaard wordt gefilterd op het leveranciersnummer van de leverancierskaart waar u zich op bevond.

U kan een tekst ingeven, bijvoorbeeld “telefoon” of “telefonie” of “GSM*” & deze standaard koppelen aan een bepaald grootboekrekeningnummer Indien u het leveranciersnummer in dit scherm verwijdert dan zal het sleutelwoord voor ALLE leveranciers gekoppeld worden aan dit grootboekrekeningnummer.

Wanneer u een inkomende factuur op deze wijze verwerkt dan wordt er een document (volgens het type bepaald op de leverancierskaart) voorbereid: een inkoopfactuur (99% van de gevallen) of een inkooporder. Het nummer van het aangemaakte document kan u dan vanuit het e-document aanklikken om het voorbereidde document te openen.

Optie 2: XML inlezen met “documentkop aanmaken”

U kan ook kiezen voor de BoCount functionaliteit “documentkop aanmaken”. Deze knop is zowel beschikbaar op de lijstpagina als op een E-document. Deze piste staat u toe om enkel de documenthoofding te laten herkennen. De standaard werkwijze die regeltekst probeert te herkennen wordt in dit geval niet toegepast.

Optie 3: Via Document Capture”

Instelbaar voor alle documenten van één leverancier

We voorzien de mogelijkheid om per leverancier te bepalen of al hun facturen via Document Capture verwerkt moeten worden of niet.

Via “BoCount Dynamics Document Capture instellingen” kan u instellingen vinden specifiek voor Document Capture & E-documenten. U kan er een categorie aanmaken voor e-documenten, bv “INKOOP”

Op de leverancierskaart kan u vervolgens onder “document Capture-categorie voor e-documenten ingeven” een waarde ingeven. Wenst u voor bepaalde leveranciers dat de facturen altijd via Document Capture verlopen dan vult u hier die aangemaakte e-document categorie in (bv “INKOOP”).

manueel bepalen per document

U kan ook manueel bepalen of u een document doorstuurt naar Document Capture. Open het e-document en klik op “stuur naar document capture”.

Er is ook kolom in de lijst e-documenten die aangeeft of een factuur naar Document Capture werd verstuurd en wanneer.

welke documenten naar DocCap versturen

Een inkomend peppolbericht bestaat altijd uit een XML en aanvullend al dan niet 1 of meerdere PDF bijlages. De meeste leveranciers zullen er op vandaag voor kiezen van altijd 1 bijlage (hun oorspronkelijke PDF afdruk) toe te voegen.

Kiest u voor Document Capture dan kan u onder “Bocount Dynamics Document Capture Instellingen” instellen wat er naar Document Capture verstuurd moet worden

Enkel de eerste PDF
Alle PDF’s
Het XML-bericht (waarbij u Document Capture dus de XML-inhoud laat verwerken in plaats van de standaard E-documents functionaliteiten van Business Central)

XML wordt niet herkend

In bepaalde gevallen wordt een XML niet herkend omdat het formaat van de leverancier afwijkend is. In dat geval kiest u in het e-document voor “pas de XML aan zodat die kan worden verwerkt”. Er worden bepaalde acties uitgevoerd om de factuur alsnog te kunnen inlezen.

Standaard PDF aanmaken

Sommige leveranciers kiezen ervoor om geen PDF toe te voegen aan het peppol-bericht. Wenst u toch een PDF te zien of wil u een PDF kunnen doorsluizen naar Document Capture, dan kan u kiezen voor “voeg standaard Flowin PDF toe”. U bekomt een basis-PDF met een vaste stylesheet.

Inkomend e-document opnieuw opvragen

We adviseren om berichten in “e-documenten” niet te verwijderen. Heeft u toch een inkomend document verwijderd, dan kan u oude documenten opnieuw opvragen. U kan via “flowin connector-instellingen” het tijdstip van laatste ontvangen documenten aanpassen en bv enkele dagen terugzetten in de tijd.

Opgelet, deze handeling zorgt er wel voor dat alle facturen vanaf dit tijdstip opnieuw worden opgehaald, dus ook eventueel facturen die u niet had verwijderd. Dus let er op dat u dan geen facturen dubbel inboekt.