PEPPOL-klanten & PEPPOL-leveranciers instellen
Klant instellen als PEPPOL-klant
Individueel
Wanneer onze Bocount E-document connector geïnstalleerd werd dan kan u bij het openen van een klantenkaart zien of die klant een PEPPOL-ontvanger is. Bij het openen van de klantenkaart wordt een call gedaan naar een peppol-klantendatabase op basis van het ondernemingsnummer + landcode van de klant. Levert die call een positief resultaat op (= gekend als PEPPOL-ontvanger) dan krijg je bovenaan een melding “klant is gekend op het PEPPOL-netwerk". U kan klikken op “instellen om peppol E-documenten te ontvangen”
TIP
Deze melding krijgt u telkens u een klantenkaart opent die gekend is op het peppol-netwerk en nog niet is ingesteld. Stoort deze melding dan kan u die uitschakelen. Via “mijn instellingen” -> “berichten: wijzigen wanneer ik berichten ontvang” -> kan u bepalen of u op klant- of leverancierskaart (zie verder) de melding “…. Is gekend op het peppol-netwerk” wil zien. U kan ook voorwaarden instellen (bv enkel deze melding tonen als de klant een Belg of een Duitser is).
Krijgt u de melding niet of heeft u meldingen uitgeschakeld maar bent u zeker dat de klant wel degelijk PEPPOL-ontvanger is dan kan u ook de knop “stel de klant in om peppol e-documenten te verzenden” gebruiken (opvraagbaar via zoekfunctie / ALT+Q)
Door de optie om een klant in te stellen als PEPPOL-klant aan te klikken bekomt u een pop-up. Kies in die pop-up voor het juiste verzendprofiel & E-documentservice.
Klik finaal op OK om de klant als peppol-klant in te stellen. De volgende 2 zaken gebeuren:
• het verzendprofiel op de klantenkaart wordt het verzendprofiel voor peppol
• onder de sectie “facturering” ziet u naast “deelname aan e-document-service” een cijfer. Klikt u op dit cijfer dan gaat u een deelnemers-ID zien (= peppol ID). Voor Belgische klanten die peppol-klaar zijn zal u minstens één ID zien (namelijk 0208:xxxxxxxxxx). Bv voor Dynamate 0208:0647518550. Klanten zonder deelnemer-ID zijn NIET peppolklaar en gaan dus, los van het verzendprofiel, geen documenten kunnen ontvangen.
In batch
U hoeft niet elke klantenkaart te openen en te controleren of de klant peppol-klaar is om die in te stellen voor Peppol E-documenten. U kan dit ook doen in batch met de functionaliteit “klanten instellen om Peppol E-documenten te verzenden” (zoeken / ALT+Q).
Controleer of het verzendprofiel van document & de E-documentservice correct is alvorens klanten in batch in te stellen. U kan filteren zodat u specifiek die klanten probeert in te stellen die u wenst (bijvoorbeeld enkel Belgen met een ondernemingsnummer of specifiek een aantal klantnummers).
Hou er rekening mee, als u in batch klanten instelt, dat u ze allemaal hetzelfde verzendprofiel toekent. Sommige bedrijven kiezen ervoor om met 2 verzendprofielen te werken die beide PEPPOL-berichten uitsturen, bv PEPPOL (enkel PEPPOL) en PEPPOL+MAIL (zowel via PEPPOL sturen als factuur mailen ifv dienstverlening). In dat geval runt u 2 keer de batchopdracht waarbij u bovenaan een ander verzendprofiel invult en specifiek de klanten uitfiltert (bv op basis van klantnummer) die dit verzendprofiel wensen.
TIP
start met enkele klanten alvorens alle klanten in batch in te stellen.
TIP
probeer zoveel mogelijk te filteren. Het is bijvoorbeeld niet zinvol van ook particuliere klanten te trachten in te stellen als PEPPOL-klant. Dit verzwaart het uitvoeren van taak. Buitenlandse klanten kunnen wél een PEPPOL-ID hebben maar mogelijk verkiezen die toch een verzendprofiel die facturen mailt zolang er geen verplichting tot uitsturen van facturen is tussen België en andere landen.
Leverancier instellen als PEPPOL-leverancier
Langs klantzijde werkt u met verzendprofielen. Langs leverancierszijde is dit niet nodig gezien u documenten ontvangt volgens de verzendwijze die uw leverancier heeft gekozen. Wat u wel kan doen is een leverancier instellen als PEPPOL-leverancier. Dit faciliteert de toewijzing van binnenkomende facturen aan een bestaand leveranciersnummer & de bijhorende gewenste verwerking.
Individueel
Op een leverancierskaart kan u de leverancier instellen als PEPPOL-leverancier. Dit gelijkaardig als hoe u een klant instelt als PEPPOL-klant. Bij het openen van de leverancierskaart wordt de leverancier door een call naar de PEPPOL-database al dan niet als peppol-klaar herkend. Is dit het geval dan krijgt u hier een melding van.
Kiest u voor “instellen om Peppol E-documenten te ontvangen” dan wordt er op de leverancierskaart onder de sectie “ontvangst” een cijfer ingevuld in het veld “deelname aan e-documenten” (0, 1 of 2).
Klik op het cijfer. U ziet de peppol-ID van de leverancier. Bij binnenkomende facturen zullen we op basis van de peppol-ID van de verzender (vervat in het XML-bericht) zo de link kunnen leggen met de juiste gekende leverancier.
TIP
De melding "leverancier is gekend op het peppol-netwerk" krijgt u telkens u een leverancierskaart opent die gekend is op het peppol-netwerk en nog niet is ingesteld. Stoort deze melding dan kan u die uitschakelen. Via “mijn instellingen” -> “berichten: wijzigen wanneer ik berichten ontvang” -> kan u bepalen of u op klant- of leverancierskaart de melding “…. Is gekend op het peppol-netwerk” wil zien. U kan ook voorwaarden instellen (bv enkel deze melding tonen als de leverancier een Belg is).
In batch
Leveranciers kunnen ook in batch ingesteld worden als PEPPOL-leveranciers zodat u dit niet individueel vanop de leverancierskaart hoeft te doen.
E-document ontvangen om…
Op de leverancierskaart ziet u onder “ontvangst” een keuze-optie “E-document ontvangen om”. Dit bepaalt of de inhoud van een binnenkomende factuur ingevuld zal worden in een nieuw inkooporder of een nieuwe inkoopfactuur. De piste inkoopfactuur wordt in 99% van de gevallen gebruikt.
Ontvangt u in e-documenten een creditnota dan zal de keuzeoptie “inkooporder/inkoopfactuur” op de leverancierskaart geen impact hebben, een ontvangen creditnota zal altijd een inkoopcreditnota opleveren en geen inkoopretourorder.
Document capture categorie instellen
Wanneer u peppol-facturen van leveranciers verwerk met Document Capture dan kan u op de leverancierskaart ook een document capture-categorie invullen. U kan bijvoorbeeld een documentcategorie instellen (zie Document Capture) voor inkoopfacturen van goederen en een andere voor inkoopfacturen van diensten. Op de leverancierskaart koppelt u dan de leverancier met de juiste Document Capture documentcategorie.
Laat u dit veld leeg dan wordt teruggevallen op de standaard categorie die u kan instellen voor alle leveranciers via "BoCount Dynamics Document Capture instellingen"
Waarom leveranciers instellen als PEPPOL-leverancier?
In principe is het instellen van een leverancier als PEPPOL-leverancier geen absolute must. U moet namelijk van om het even welke leverancier PEPPOL-facturen kunnen ontvangen, ook van leveranciers die bijvoorbeeld nog niet aangemaakt waren in uw leverancierslijst. Toch raden we aan leveranciers als PEPPOL-leverancier te identificeren omdat het voordelen biedt bij het herkennen & toewijzen van inkomende PEPPOL-berichten.
