Notificaties
# Goed te keuren inkoopdocumenten
Een gebruiker die fungeert als goedkeurder kan de openstaande goedkeuringsaanvragen ten allen tijde raadplegen in het rolcentrum via de tegel # Goed te keuren inkoopdocumenten. Deze tegel geeft weer hoeveel inkoopdocumenten wachten op goedkeuring door de gebruiker die op dat moment is ingelogd. Wanneer op de tegel geklikt wordt, wordt het goedkeuringsscherm weergegeven. Hierin staat een overzicht van de documenten die wachten op goedkeuring.
# Geblokkeerde inkoopfacturen
Een tweede tegel # Geblokkeerde inkoopfacturen, bevat alle facturen die op dat moment geblokkeerd zijn voor betaling wegens openstaande goedkeuringsaanvragen. Wanneer op de tegel geklikt wordt, worden de verschillende leveranciersposten weergegeven die wachten op goedkeuring.
E-mailnotificatie voor goedkeuringsaanvraag
Naast de tegels voorzien in het rolcentrum, is het ook mogelijk om de goedkeurders een e-mail toe te sturen wanneer een goedkeuringsaanvraag naar hen werd verzonden. In dat geval is het noodzakelijk dat er een e-mailadres wordt opgegeven bij de gebruiker. Dit kan via de gebruikersinstellingen: Rolcentrum > Tab Instellingen > Groep Instellingen > Gebruikersinstellingen. Daarnaast moet ook het mailscenario "Goedkeuring" zijn toegewezen aan een mailaccount waaruit de mails moeten verstuurd worden.
De mails worden verstuurd naar de individuele goedkeurders (de leden van de functies).
Het is mogelijk om per gebruiker een "berichtplanning" op te stellen voor deze e-mails.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Herhaling | Geef het herhalingspatroon op waarin de gebruiker meldingen ontvangt. |
| Tijd | Geef op op welk tijdstip van de dag de gebruiker meldingen ontvangt wanneer de waarde in het veld Herhaling verschilt van Direct. |
| Frequentie | Geef op op welk type dagen de gebruiker meldingen ontvangt wanneer de waarde in het veld Terugkeerpatroon Dagelijks is. Selecteer Weekdag om elke werkdag van de week meldingen te ontvangen. Selecteer Dagelijks om elke dag van de week meldingen te ontvangen, ook in het weekend. |
| Maandag tot zondag | Geef op op welke dagen de gebruiker meldingen ontvangt wanneer de waarde in het veld Terugkeerpatroon Wekelijks is. |
| Berichtdatum | Geef op of de gebruiker meldingen ontvangt op de eerste, laatste of een specifieke datum van de maand. |
| Datum van maand | Geef de datum van de maand op waarop de gebruiker meldingen ontvangt wanneer de waarde in het veld Datum van de maand Aangepast is. |
Dergelijke e-mails bevatten een link naar het document. Door het gebruik van de link wordt de gebruiker meteen naar het juiste document gestuurd waardoor navigatie in het programma overbodig is.
TIP
E-mails worden verstuurd door een taakwachtrijpost. Deze taakwachtrijpost wordt automatisch aangemaakt indien nodig en verdwijnt ook terug na uitvoering.
WARNING
De gebruikers dienen rechten te hebben op de nodige tabellen om de taakwachtrijpost te kunnen uitvoeren. (Job Queue Entry, Job Queue Log Entry, Error Message, Error Message Register).
TIP
Het is ook mogelijk om een mail te versturen waarin het mogelijk is vanuit de mail goed- of af te keuren zonder dat de gebruiker hoeft in te loggen in Business Central.
Daarvoor dient het mailsjabloon API-GOEDKEURING-BODY worden gebruikt.
WARNING
Dit is enkel compatibel met berichtplanning Direct. Dit mailsjabloon bevat knoppen voor goed en afkeuren en kan dus alleen maar op 1 document zijn gebaseerd. Het is dus niet mogelijk om dergelijke mails te gaan combineren.
