Leveranciers

• 4/20/2022
• 4 minutes to read

Goedkeurders per leverancier

Nadat de verschillende functies werden gedefinieerd en de leden werden toegevoegd, worden de functies aan een leverancier toegewezen. Dit gebeurt via het Rolcentrum > Leveranciers > Tab Leverancier > Goedkeurders. Per functie die wordt toegevoegd aan de leverancier bepaalt u voor welk type documenten die van toepassing is, u kan een minimum- en/of maximumbedrag, de globale dimensies, een begindatum, een einddatum en een volgorde opgegeven worden. Geen enkele van deze velden is verplicht.

Documenten

Bepaal voor welk type documenten de goedkeurders van toepassing zijn:

• inkooporders : inkooporders dienen goedgekeurd te worden, facturen niet.
• inkoopfacturen : inkoopfacturen dienen goedgekeurd te worden, orders niet.
• inkooporders en inkoopfacturen: zowel inkooporders als inkoopfacturen dienen goedgekeurd te worden. Een factuur afkomstig van een inkooporder zal ook moeten goedgekeurd worden. Goedkeuring is hier nodig voor alle orders en facturen.
• inkooporders en afwijkende inkoopfacturen: inkooporders dienen goedgekeurd te worden. Inkoopfacturen dienen enkel goedgekeurd te worden indien afwijken van het order. Concreet betekent dit dat een factuur dient goedgekeurd te worden indien de prijs of korting van één of meerdere regels afwijkt van die van het order, of de factuur één of meerdere regels bevat die niet afkomstig zijn uit een order.
• afwijkende inkoopfacturen: Inkoopfacturen dienen enkel goedgekeurd te worden indien afwijken van het order. Concreet betekent dit dat een factuur dient goedgekeurd te worden indien de prijs of korting van één of meerdere regels afwijkt van die van het order, of de factuur één of meerdere regels bevat die niet afkomstig zijn uit een order.

Minimum- en/of maximumbedrag

Door het invoeren van een minimum- en/of maximumbedrag is het mogelijk om, voor goedkeurders in een bepaalde functies, limieten te leggen op bedragen die zij mogen goedkeuren. Het veld bevat een bedrag, uitgedrukt in de lokale valuta.

Globale dimensies

Door het invoeren van globale dimensies bij de goedkeurders op de leverancierskaart, is het mogelijk om de goedkeuring naar verschillende functies te sturen afhankelijk van de dimensies gebruikt op de factuurlijnen.

Begin- en/of einddatum

Door het invoeren van een begin- en/of einddatum is het mogelijk om voor bepaalde functies hun verantwoordelijkheden voor goedkeuring te beperken tot een vooropgestelde periode. Dit kan onder andere van pas komen voor het opvangen van tijdelijke afwezigheden. Deze data houden rekening met de ingestelde werkdatum.

Volgorde

Aan de hand van cijfers kan er een volgorde ingesteld worden die aangehouden moet worden bij het doorlopen van de goedkeuringsaanvragen. Afhankelijk van de ingevoerde waarden kan het proces sequentieel of parallel verlopen. Als er geen volgorde wordt ingesteld, dan wordt naar alle opgegeven functies een goedkeuringsaanvraag verzonden.

Voorbeeld sequentieel verloop:

Als de opgegeven volgorde voor drie functies 10, 20 en 30 is, zal eerst een goedkeuringsaanvraag verstuurd worden naar de leden van de functie met als volgorde waarde 10. Nadat één van de goedkeurders heeft goedgekeurd, zal de goedkeuringsaanvraag verstuurd worden naar de leden van de functie met als volgorde waarde 20. Opnieuw bij goedkeuring door één goedkeurder, zal de laatste aanvraag verstuurd worden naar de leden van de functie met als volgorde waarde 30.

Voorbeeld parallel verloop:

De opgegeven volgorde voor drie functies is 10, 10 en 20. Er zal een goedkeuringsaanvraag verstuurd worden naar de leden van beide functies waarvoor de volgorde waarde 10 geeft. Na goedkeuring in beide takken, zal een aanvraag verstuurd worden naar de leden van de functie met als volgorde waarde 20.

Goedkeurders voor alle leveranciers

Het is ook mogelijk om goedkeurders per dimensie te bepalen in plaats van per leverancier. Hiervoor gaat u naar de goedkeurders op de leverancierslijst waarna u zal zien dat er een kolom Leverancier en een filter op Leverancier werd voorzien.

Door de filter op het leveranciersnummer weg te halen, kan de volledige goedkeuringsmatrix geraadpleegd worden. Onderaan kan een nieuwe lijn zonder leveranciersnummer toegevoegd worden. Ga daarvoor in de eerstvolgende lege lijn staan. Bijkomende voorwaarden zoals minimum- en maximumbedrag, begin- en einddatum, en dimensies kunnen nog steeds toegevoegd worden. Het gebruik met dimensies wordt hieronder besproken (zie Goedkeurders per dimensie).

Bij toewijzen van de goedkeurders overloopt het systeem de matrix. Telkens als er aan een filter voldaan is (leeg of dezelfde waarde), wordt de goedkeurder toegevoegd. In onderstaand voorbeeld betekent dit:

Goedkeurders per dimensie

Aanvullend op het voorgaande is het mogelijk om goedkeurders per dimensie in plaats van per leverancier in te stellen. Daarvoor worden dezelfde stappen doorgenomen zoals hierboven beschreven.

Voor goedkeurders per dimensie wordt op de lijn het veld Leverancier leeg gelaten en worden de gewenste waarden ingevoerd in de velden voor dimensies. Opnieuw overloopt het systeem bij het toewijzen van goedkeurders de matrix. Telkens als aan een filter voldaan is (leeg of dezelfde waarde), wordt de goedkeurder toegevoegd. In onderstaand voorbeeld betekent dit:

Zie ook

Functies
Notificaties