Verwerken
Als er een CODA-afschrift aanwezig is voor het gekozen financieel dagboek, dan verschijnt het afschrift eerst op het scherm. Voor de verwerking is de Vereffeningsstatus van elke lijn leeg.
De standaard kolommen zichtbaar in dit scherm zijn:
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| Vereffeningsstatus | Volgende waarden kan u selecteren:
|
| Boekingsdatum | Datum waarop het financieel zal geboekt worden (kan dus verschillen van de afschriftdatum bovenaan). |
| Documentsoort | Hier zal net zoals bij financieel enkel betaling en terugbetaling gebruikt worden. Wanneer bij de codering van CODA-berichtgeving de rekeningsoort klant of leverancier werd ingesteld, dan wordt in het CODA-afschrift betaling of terugbetaling voorgesteld. |
| Documentnr. | CODA-afschriftnummer + regelnummer. |
| Rekeningsoort | Klant, leverancier of grootboekrekening wordt hier geselecteerd. |
| Rekeningnr. | Keuze klant, leverancier of grootboekrekening naargelang de keuze bij rekeningsoort. Dit wordt automatisch ingevuld indien de factuur of klant/leverancier is gevonden. Dit kan ook automatisch ingevuld worden met een grootboekrekening door toepassing van de CODA-codeerregels. |
| Omschrijving | Bij een vereffende regel komt hier de omschrijving uit de mededeling. Deze omschrijving wordt overgezet naar het financieel dagboek. |
| Bedrag | Bedrag toegekend aan klant, leverancier of grootboekrekening. |
| Afschrifttotaal | Bedrag van de CODA-afschriftregel. |
| Vereffend bedrag | Bedrag van de CODA-afschriftregel vereffend met posten van de klant of leverancier van de CODA-afschriftregel. Bij een grootboekrekening komt dit steeds overeen met het bedrag aangezien daar niet met posten wordt gewerkt. |
| CODA-codering bewaren | Aanvinken om een regel als CODA-codeerregel in te stellen zodat dit de volgende keer automatisch wordt toegepast. Als de CODA-codeerregel al bestaat, wordt gevraagd of die overschreven moet worden. Dit is vooral bij het gebruik van grootboekrekeningen. |
| Transactie… | De overige beschikbare kolommen, bevatten allemaal extra data over de transactie eventueel te gebruiken bij de codering van de codaberichtgeving. |
| Dagboeksjabloon, Dagboekbatch | Het dagboek en dagboekbatch waarnaar het CODA-afschrift is overgebracht. |
Daarnaast kan u, onder andere, volgende kolommen toevoegen indien gewenst:
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| Kostenbedrag | Bij het vereffenen van een betaling via kredietkaart, vindt u hierin het kostenbedrag. |
| Bedrag kredietbeperking | In de kolom Bedrag vindt u het bedrag verkregen van CODA, bij Vereffend bedrag het bedrag vereffend met de klant en bij Bedrag kredietbeperking het bedrag dat naar de kredietbeperkingsrekening (instellen bij klantboekingsgroepen) wordt geboekt. |
| Naam | De naam van de grootboekrekening, klant, leverancier of bank kunt u hiermee tonen. |
| Rekeningnr. Kosten | Bij betalingen met kredietkaarten worden de kosten op deze rekening geboekt. |
Rechts in beeld, heeft u verschillende infoblokken die extra informatie bevatten over de grootboekposten, de CODA-afschriftregeldetails, de codering van CODA-berichtgeving en overige informatie.
Onderaan zijn er nog een aantal infovelden:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Rekening | Omschrijving van de klant, leverancier of grootboekrekening. |
| Niet-vereffend bedrag | Bedrag dat nog niet is vereffend met een post (indien het om een klant of leverancier gaat) of nog niet is toegekend aan een grootboekrekening. |
| Saldo | Saldo dat per lijn meeloopt. |
| Totaalsaldo | Eindsaldo van het CODA-afschrift. |
De bedoeling is om elke lijn volledig te vereffenen, dit betekent dat elke lijn als vereffeningsstatus Indirect vereffend, Gedeeltelijk vereffend of Vereffend heeft. Om dit te bekomen gebruik de knop CODA-afschriftregels verwerken op de Meer opties > Tab Acties > Groep Functies.
Telkens u instellingen gewijzigd hebt, kunt u deze knop opnieuw gebruiken om de regels opnieuw te laten verwerken. Bij het gebruik van deze knop kan Standaardboeking worden aangevinkt. In dat geval zullen alle lijnen waarvoor geen codering wordt teruggevonden aan een wachtrekening worden toegewezen ingesteld bij code 0,0,0.
Andere knoppen die u kan gebruiken voor extra informatie zijn:
| Knop | Omschrijving |
|---|---|
| Codering van de CODA berichtgeving | Bij het vereffenen van een betaling via kredietkaart, vindt u hierin het kostenbedrag. |
| Verkoopfacturen | Link naar de geboekte verkoopfacturen |
Zoekroutines
De codering van CODA-berichtgeving bepaalt hoe transacties verwerkt moeten worden. Voor elke transactie wordt een routine toegepast om een klant of leverancier af te punten. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de informatie in het veld Mededeling of Mededeling (vervolg). Onderstaande routines worden toegepast:
Voor klanten
Gestructureerde mededeling (OGM)
Bij de aanwezigheid van een geldige OGM, wordt een factuur gezocht met die OGM. Indien die niet gevonden wordt, of indien het geen geldige OGM is, wordt gezocht op basis van het factuurnummer.Factuurnummer
Als geen factuur gevonden kan worden op basis van de OGM, zal een match gezocht worden op basis van het factuurnummer. Als er meerdere factuurnummers in de mededeling staan, dan worden ook meerdere facturen hiermee afgepunt. Indien er geen factuurnummer wordt gevonden, dan wordt er gezocht op basis van een klantnummer.Klantnummer
Als de afstemming niet kan gebeuren op basis van een OGM of factuurnummer; dan wordt gezocht naar een match met een klantnummer. Indien dat gevonden wordt, dan wordt een klantenpost gezocht met hetzelfde openstaande bedrag rekening houdend met korting contant. Als er geen overeenstemmend klantnummer wordt gevonden, dan wordt een match gezocht op basis van de bankrekening van de tegenpartij.Bankrekeningnummer klant
Geen afstemming op basis van OGM, factuurnummer of klantnummer, dan wordt gezocht of het gebruikte bankrekeningnummer in NAV gekend is. Indien nog steeds geen match gevonden is, dan wordt gekeken naar het bedrag.
Als manueel een klant gekoppeld moet worden, dan zal bij het overzetten naar het financieel dagboek het bankrekeningnummer uit het veld Bankrekeningnr. Tegenpartij toegevoegd worden als bankrekening op de klant. Bij een volgend bestand zal die klant dan wel gevonden worden op basis van de bankrekening.
Voor leveranciers
Gestructureerde mededeling (OGM)
Bij de aanwezigheid van een geldige OGM, wordt een factuur gezocht met die OGM. Indien die niet gevonden wordt, of indien het geen geldige OGM is, wordt gezocht op basis van het factuurnummer.Factuurnummer
Als geen factuur gevonden kan worden op basis van de OGM, zal een match gezocht worden op basis van het factuurnummer via Extern documentnr. Indien er geen factuurnummer wordt gevonden, dan wordt er gezocht op basis van een leveranciersnummer.Leveranciersnummer
Als de afstemming niet kan gebeuren op basis van een OGM of factuurnummer; dan wordt gezocht naar een match met een leveranciersnummer. Indien dat gevonden wordt, dan wordt een leverancierspost gezocht met hetzelfde openstaande bedrag rekening houdend met korting contant. Als er geen overeenstemmend leveranciersnummer wordt gevonden, dan wordt een match gezocht op basis van de bankrekening van de tegenpartij.Bankrekeningnummer leverancier
Geen afstemming op basis van OGM, factuurnummer of leveranciersnummer, dan wordt gezocht of het gebruikte bankrekeningnummer in NAV gekend is. Indien nog steeds geen match gevonden is, dan wordt gekeken naar het bedrag.
Als manueel een leverancier gekoppeld moet worden, dan zal bij het overzetten naar het financieel dagboek het bankrekeningnummer uit het veld Bankrekeningnr. Tegenpartij toegevoegd worden als bankrekening op de leverancier. Bij een volgend bestand zal die leverancier dan wel gevonden worden op basis van de bankrekening.
In principe wordt in het CODA-afschriftscherm zoveel mogelijk automatisch vereffend. De lijnen die niet automatisch zijn vereffend, moet u manueel vereffenen via de knop Posten vereffenen.
U kan via de knop Posten vereffenen zien met welke openstaande post de CODA-lijn werd gelinkt.
NOTE
Een bestand mag maar één 0- en 9-record bevatten. Als dit niet zo is, kan het saldo van die rekening op gelijk welk ogenblik worden opgevraagd. Alleen kan dit bestand niet verwerkt worden. Aan de bank moet worden gevraagd om een CODA-bestand te krijgen waarvan de inhoud overeenkomt met de papieren uittreksels, namelijk één bestand per dag.
Die bestanden moeten vervolgens chronologisch en dag per dag naar het financieel worden overgebracht. Als de afschriften meerdere dagen niet werden verwerkt, dan zullen deze dag per dag verwerkt moeten worden.
Bij afschriften die hetzelfde uittrekselnummer hebben, wordt gecontroleerd op het jaartal van de afschriftdatum. Als het jaartal verschilt, dan wordt het bestaande afschrift overschreven. Dit kan het geval zijn indien afschriften niet verwerkt worden (vb.: uittreksel 001 van 2017 overschrijft uittreksel 1 van 2018). Indien het jaartal overeenstemt, dan worden de regels toegevoegd aan het reeds bestaande afschrift.
Zie ook
Bedrijfsgegevens
Bankgegevens
Codabox
Mappen
BoCount Dynamics Elektronisch Bankieren Instellingen
Financieel dagboek
BoCount Dynamics Instellingen
Codering CODA-berichtgeving
Familietransactie, transacties, transactiecategorieën
Inlezen
Naar dagboek overbrengen
