Creatie nummerreeksen
Nummerreeksen worden in BoCount Dynamics op veel verschillende plaatsen gebruikt, vb.: bij klanten, leveranciers, dagboeken... Via het Rolcentrum > Tab Instellingen > Groep Basisinstellingen > Nr.-reeksen kunt u nieuwe nummerreeksen aanmaken en bestaande nummerreeksen wijzigen of verwijderen.
Werkwijze
Geef een code en omschrijving aan de nummerreeks.
- Autom. nummering: dit moet aangevinkt zijn om automatisch te kunnen nummeren.
- Handm. Nummering: wanneer er naast automatisch ook manuele nummers toegevoegd worden.
- Chronologisch: er wordt bij de nummering rekening gehouden met de datum. Dit wordt vooral gebruikt bij de nummering van dagboeken. Stel: u hebt een factuur geboekt op 02/01/20, dan kunt u de volgende factuur niet meer boeken op 01/01/20.
Via de tab Navigeren > Regels kunt u de nummerreeks aanpassen.
Er verschijnt een nieuw venster voor de geselecteerde nummerreeks.
Volgende gegevens zijn beschikbaar:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Begindatum | Vanaf deze datum en voor de begindatum van de volgende regel is de nummering van deze regel van toepassing. |
| Beginnummer | Eerste nummer in de reeks, dit kan ook alfanumeriek zijn vb. VFT10/00001 (best geen koppelteken (-) gebruiken). |
| Eindnummer (optioneel) | Laatste nummer in de reeks. |
| Datum laatst gebruikt, Nr. laatst gebruikt | U kunt dit aanpassen als u manueel wilt ingrijpen bij het volgende nummer dat BoCount Dynamics moet gebruiken. |
| Waarschuwen bij nr. | BoCount Dynamics geeft een waarschuwing wanneer dit nummer bereikt is, opdat u de nummerreeks tijdig zou kunnen uitbreiden. |
| Interval | Interval waarmee de nummering gebeurt. |
| Lacunes in nummers toestaan | Bepaalt of een nummer kan worden verwijderd uit de nummerreeks zodat er hiaten ontstaan in de nummerreeks. |
| Open | Nummerreeks blijft open zolang niet alle nummers zijn opgebruikt. |
TIP
Als u als beginnummer 1 opgeeft en als eindnummer 0, dan krijgt u een foutmelding als een nummer gekozen moet worden. Op die manier kan u bijvoorbeeld verhinderen dat ten onrechte verder genummerd wordt in een volgend boekjaar indien de nummerreeks een jaartal bevat.
Wanneer een nummerreeks altijd uit dezelfde vorm bestaat, is het mogelijk om deze vorm te gaan vastleggen in de nr. reeks instellingen. Dit kan handig zijn wanneer de nummerreeks bijvoorbeeld het jaartal bevat en hierdoor elk jaar moet worden aangepast. Om dit in te stellen, selecteert u de gewenste nummerreeks uit de lijst en klikt u in het lint op Tab Navigeren > Nr. reeks instellingen.
In het daarop volgende scherm, kan u gaan definiëren hoe de nummerreeks er zal uitzien. Eerst zal u een aantal instellingen moeten meegeven:
| Instelling | Omschrijving |
|---|---|
| Interval | Interval waarmee de nummering gebeurt. |
| Waarschuwen bij overblijvend nr. | BoCount Dynamics geeft een waarschuwing wanneer dit nummer bereikt is, opdat u de nummerreeks tijdig zou kunnen bijwerken. |
| Lacunes in nummers toestaan | Bepaalt of een nummer kan worden verwijderd uit de nummerreeks zodat er hiaten ontstaan in de nummerreeks. |
Na het aanpassen van de instellingen, kan u de vorm van de nummerreeks gaan samenstellen.
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| Soort | Bepaalt welk type gegevens u wenst op te nemen in de nummerreeks. Volgende opties zijn hierbij beschikbaar: Tekst, Jaar (4), Jaar (2), Kwartaal, Maand, Week, Dag, Weekdag, Nummer, Boekingsperiode, Boekjaar (4), Boekjaar (2). |
| Waarde | Wanneer als soort het type tekst of jaar wordt gekozen, kan je in deze kolom gaan definiëren welke waarde moet worden opgenomen. |
TIP
De optie Boekjaar(4) en Boekjaar(2) kunnen enkel gebruikt worden in combinatie met de optie Boekingsperiode. Bij combinatie met de optie Maand zal er een foutmelding verschijnen.
In onderstaand voorbeeld willen we dat de nummerreeks er zal uitzien als A/20/00001. Per onderdeel zal er een lijn moeten worden gedefinieerd. Onderaan de instellingenkaart, kan u zien hoe de nummering er zal uitzien.
Wanneer de nummerreeks werd samengesteld zoals gewenst, kan u deze eventueel gaan kopiëren naar andere nummerreeksen door gebruik te maken van de knop Kopieer naar… op de nr. reeks instellingenkaart. Hierna verschijnt een lijst van alle verschillende nummerreeksen, waaruit u de nummerreeks kan selecteren waarnaar u wenst te kopiëren. Na het klikken op ok, zijn de instellingen aanwezig op de geselecteerde nummerreeks.
Nadat alles werd ingesteld, kan u nu automatisch nieuwe nummerreeksregels gaan genereren. Hiervoor gaat u naar de lijst met nummerreeksen en klikt u in het lint op Tab Proces > Genereer nr-reeks regels.
U geeft in voor welke periode u een nieuwe nummerreeks wenst te genereren. In dit geval maken we een nieuwe nummerreeks aan voor het jaar 2021. Eventueel kan u nog een filter toevoegen op een specifieke nummerreeks wanneer u enkel voor deze nummerreeks een nieuwe regel wenst te genereren.
Wanneer u na het klikken op ok kijkt op de nummerreeksregels, zal u merken dat er 2 nieuwe lijnen werden aangemaakt. De eerste regel bevat een nieuw nummer startend vanaf 01/01/2021 die voldoet aan de vorm die werd ingesteld op de instellingenkaart. De tweede regel start vanaf 01/01/2022 en blokkeert deze periode zodat er geen aanmaningen kunnen worden aangemaakt in 2022.
Zie ook
Creatie bedrijf
Ingave bedrijfsgegevens
Ingave bedrijfsinstellingen
Ingave boekingsperiodes
Creatie dagboeken
Creatie bankrekeningen
Import data
Creatie gebruikers
