Betalingsbestand aanmaken
Via het Rolcentrum > Tab Varia > Groep Elektronisch bankieren > Betalingsdagboek kunt u elektronische betalingen gaan doen. Als u verschillende dagboeken hebt gedefinieerd moet u eerst kiezen voor welke bankrekening u een betalingsbestand wilt aanmaken. U kunt dan via het veld Batchnaam links bovenaan verschillende batches gaan aanmaken en selecteren als u de gedane voorbereiding in BoCount Dynamics telkens wilt gaan bijhouden. In het andere geval kunt u steeds opnieuw in dezelfde batch werken en na aanmaak van een betalingsbestand alle regels gaan schrappen.
Vervolgens kunt u enerzijds manueel openstaande posten gaan voorstellen voor betaling. Daarbij volstaat het om de velden Rekeningsoort (klant of leverancier) en Rekeningnummer (klantennummer of leveranciersnummer) in te vullen en in het veld Vereffeningsnummer via de lookup assist button een openstaande post te selecteren. Of u kan via de Tab Proces > Betalingsvoorstellen maken automatisch openstaande posten gaan voorstellen (enkel mogelijk voor leveranciers). In dat geval kunt u op het tabblad Filter: Leverancier filteren op één of meerdere leveranciers. Op het tabblad Opties kunt u volgende parameters instellen:
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| Posten t/m vervaldatum | Deze datum bepaalt tot en met welke vervaldatum u facturen wilt betalen. |
| Creditnota’s meenemen | Indien aangevinkt, worden creditnota’s meegenomen in het betalingsbestand. |
| Contantkorting meenemen | Indien aangevinkt, zal BoCount Dynamics eventuele facturen meenemen in het betalingsbestand als er daardoor van contantkorting kan worden genoten. |
| Kortingsvervaldatum betaling | Indien het veld Contantkorting meenemen is aangevinkt, bepaalt deze datum welke datum gebruikt wordt om te bepalen of er al dan niet van contantkorting kan worden genoten. Het kan bijvoorbeeld dat men deze datum vroeger instelt dan de huidige datum. |
| Beschikbaar bedrag | Indien men slechts een beperkt bedrag ter beschikking heeft om betalingen uit te voeren, kan men hier een maximumbedrag invoeren. De leveranciers met de hoogste prioriteit worden dan betaald. De prioriteit van een leverancier kan men instellen op de leverancierskaart op het tabblad Betaling in het veld Prioriteit – hoe lager de waarde in dit veld, hoe belangrijker de leverancier. |
| Beschikbaar bedrag | Hier kan een maximum bedrag worden opgegeven dat beschikbaar is voor betalingen. Tijdens de batchverwerking wordt dan een betalingsvoorstel gemaakt op basis van dit bedrag en de prioriteit van de leverancier. Alleen leveranciersposten die volledig kunnen worden betaald worden hierin opgenomen. |
| Inkoopdagboek | Beperk het betalingsvoorstel tot documenten die tot een specifiek inkoopdagboek behoren. |
| Boekingsdatum | Bij de aanmaak van een betalingsbestand zullen diverse dagboekregels worden aangemaakt. Deze datum bepaalt de boekingsdatum op die regels. |
Herinner u dat het veld Betalingen voorstellen bij de leverancier moet zijn aangevinkt en dat het veld Voorkeursbankrekening van de leverancier bepaalt op welk rekeningnummer zal worden betaald. Als het veld Grootboekrekening betalingen bij de leverancier is ingevuld kan die leverancier alleen gebruikt worden om betalingen op uit te voeren en zal de betaling op die rekening geboekt worden i.p.v. op de leveranciersrekening.
Na het automatisch voorstellen van betalingen voor leveranciers kunt u uiteraard nog manueel lijnen gaan toevoegen of verwijderen uit het betalingsdagboek.
Bemerk dat BoCount Dynamics zowel SEPA-betalingen als niet-SEPA betalingen door elkaar voorstelt. Afhankelijk van het exportprotocol bij de bankrekening van de leverancier bepaalt BoCount Dynamics om welk soort betaling het gaat. Dat exportprotocol wordt automatisch ingevuld op basis van de landcode van de leveranciersbankrekening. Bovenaan het scherm kunt u nu via de filter het exportprotocol aanduiden voor welk soort betalingen u een betalingsbestand wilt gaan aanmaken.
Vooraleer een betalingsbestand aan te maken kunt u via de knop Betalingsdagboek – Controle (onder Tab Rapport) een controlelijst afdrukken waarop bijvoorbeeld ontbrekende of foutieve bankrekeningnummers worden getoond. U kunt ook alle betalingen controleren zonder een lijst af te drukken via Tab Proces > Controleer betalingsregels.
Indien u nu effectief een betalingsbestand wilt gaan aanmaken, kunt u dit doen via de knop Exporteer betalingsregels (onder Tab Proces).
Indien u filters heeft ingesteld op het betalingsdagboek wordt u verwittigt omtrent deze filtering en heeft u de mogelijkheid om die te wissen. Het betalingsbestand wordt gemaakt voor de gefilterde lijnen, en zal dus niet volledig zijn, tenzij u de filters gaat resetten.
Op het tabblad Opties kunt u de volgende parameters instellen:
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| Dagboeksjabloon, Dagboekbatch | Hiermee bepaalt u in welk divers dagboek en welke batch de betaling van de leveranciers (en/of klanten) zal worden geboekt. Let erop dat er als tegenrekening een grootboekrekening is opgegeven. Die rekening zal fungeren als wachtrekening. Als op het bankafschrift het bedrag van de rekening staat, moet u dat bedrag afpunten van deze wachtrekening, en op dat moment niet meer van de individuele leveranciers (en/of klanten). |
| Dagboekregels boeken | Hiermee bepaalt u of de dagboekregels die zullen worden aangemaakt bij de creatie van een betalingsbestand automatisch mogen worden geboekt. Indien dit niet het geval is, zult u dit achteraf manueel zelf moeten doen. Zodra deze dagboekregels zijn geboekt, zullen de facturen en creditnota’s worden afgepunt. |
| Dimensies opnemen | Hier geeft u aan welke dimensies moeten worden opgenomen op de dagboekregels. Dit is alleen van toepassing indien het veld Dagboekregels samenvatten bij de instellingen elektronisch bankieren is aangevinkt. |
| Uitvoeringsdatum | Dit is de datum waarop de betaling mag worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld een betalingsbestand aanmaken dat pas een aantal dagen later mag worden uitgevoerd. Deze datum zal ook gebruikt worden als boekingsdatum voor de boekingsregels. |
Ten slotte moet u uiteraard het bestand of de bestanden nog importeren in Isabel en de betaling daar ondertekenen en effectief uitvoeren.
NOTE
Voor terugbetalingen aan klanten kunt u gebruik maken van de knop Terugbetalingen klanten voorstellen.
Zie ook
Elektronisch bankieren instellingen
Betalingsdagboek aanmaken
