Ingave openingsbalans

11/27/2021
3 minutes to read

Via het Rolcentrum > Tab Verwerking > Groep Dagboeken > Diversendagboek kunt u de openingsbalans ingeven.

De verwerking van diverse operaties wordt verder besproken (zie Diverse operaties). Een aantal zaken zijn echter specifiek aan de ingave van een openingsbalans.

Wanneer u vertrokken bent van het standaardbedrijf, zal het dagboek BEGIN aanwezig zijn. Dit dagboek bevat meerdere batches per soort opening. Hierdoor is het mogelijk om de verschillende openingen klaar te zetten en pas achteraf door te boeken. Als boekingsdatum kiest u normaliter de eerste dag van het boekjaar.

Het totaalsaldo rechts onderaan moet nul zijn als u de volledige opening hebt ingegeven. Het is echter ook mogelijk om niet alles ineens te openen, maar bijvoorbeeld alleen klanten, leveranciers en banken, en het saldo tegen te boeken op een wachtrekening. Als u dan ook de saldo’s van de overige grootboekrekeningen ter beschikking hebt, kunt u dan ook deze openen en het saldo op diezelfde wachtrekening wegboeken.

Afhankelijk van de soort opening, is het van belang de gepaste velden al dan niet zichtbaar te maken. Hierdoor wordt het gemakkelijk om te kopiëren vanuit Excel.

Batch “BANK OPEN”

Voor het openen van de banken kiest u rekeningsoort Bank. U mag banken niet openen door gewoon op de grootboekrekening te boeken.

Voor het openen van de banken en de grootboekrekeningen (1 t.e.m. 5 op de klanten-, leveranciers- en bankrekeningen na) kiest u als documentnummer best een nummer dat achteraf op historieken gemakkelijk te herkennen is, bijvoorbeeld OPEN.

Indien het om een bank met vreemde munt gaat, wordt de valutacode automatisch ingevuld. Bij Bedrag geeft u de waarde in vreemde munt in, bij Bedrag(LV) de waarde in euro.

De waarde van de bank wordt tegen geboekt op een wachtrekening en die wachtrekening zal dan later bij de opening van de grootboekposten opnieuw worden tegen geboekt zodat dit een nuloperatie wordt. Het is ook mogelijk om tegen te boeken op de bankrekening, maar dan moet Direct boeken tijdelijk aangevinkt worden op die rekening.

Batch KLT OPEN

Openstaande facturen, creditnota’s, voorschotten… van klanten en leveranciers moeten in detail ingegeven worden. U kunt hierbij de velden documentsoort, documentdatum (factuur-, creditnota- of bankafschriftdatum) en vervaldatum gebruiken. Het documentnummer moet het factuur-, creditnota- of bankafschriftnummer zijn.

Het saldo van de klantenposten wordt tegengeboekt op een wachtrekening en die wachtrekening zal dan later bij de opening van de grootboekposten opnieuw worden tegengeboekt zodat dit een nul-operatie wordt. Het is ook mogelijk om tegen te boeken op de klantenrekening, maar dan moet “Direct boeken” tijdelijk aangevinkt worden op die rekening.

Dit alles kan manueel ingegeven worden of gekopieerd worden vanuit Excel. In die situatie is het best om de kolom Omschrijving niet zichtbaar te zetten.

Werkwijze

De kolommen exporteren naar Excel. Dit doet u door de eerste lijn te selecteren en gebruik te maken van de sneltoets Ctrl+C.

In Excel de data aanvullen.

Data kopiëren.

TIP

Ga op het eerste veld staan, gebruik Ctrl+Shift+End en vervolgens Ctrl+C.

Data plakken in het divers dagboek (Ctrl +V) en boeken (F9).

TIP

Als er nog een lijn in het journaal staat, zal bij het plakken een foutmelding gegeven worden. Ga op de lijn staan, verwijder die en probeer daarna opnieuw te plakken.

Met F9 of de knop Boeken kunt u de opening klanten doorboeken.

Batch “LEV OPEN”

Opening leveranciers werkt op dezelfde manier als de opening van de klanten. Bij de leveranciers is het interessant om de kolom Extern documentnr. toe te voegen als kolom.

Het saldo van de leveranciersposten wordt tegengeboekt op een wachtrekening en die wachtrekening zal dan later bij de opening van de grootboekposten opnieuw worden tegen geboekt zodat dit een nuloperatie wordt. Het is ook mogelijk om tegen te boeken op de leveranciersrekening, maar dan moet Direct boeken tijdelijk aangevinkt worden op die rekening.

Indien er lijnen zijn van leveranciers waarbij er geen Extern documentnr. is ingevuld, bijvoorbeeld betalingslijnen, is het noodzakelijk om via de bedrijfsinstellingen Extern documentnr. verplicht tijdelijk af te vinken.

Batch “GB OPEN”

Opening grootboekrekeningen werkt op dezelfde manier als de opening van de klanten en leveranciers. Hiervoor wordt de batch GB OPEN gebruikt.

Veld	Omschrijving
Boekingsdatum	Eerste dag van het boekjaar.
Documentnr.	Hier mag u willekeurig iets invullen maar het moet wel voor alle lijnen gelijk zijn.
Rekeningsoort	Zal in dit geval steeds grootboekrekening zijn.
Rekeningnummer	Nummer van de grootboekrekening waarop u wenst te boeken.
Naam	Hier wordt automatisch de naam van de grootboekrekening ingevuld.
Omschrijving	Staat standaard ingevuld met de naam van de rekening maar dit kan manueel aangepast wordt.
Valutacode	Te gebruiken bij banken in vreemde munt.
Bedrag	Hoeveel u wenst te boeken op de grootboekrekening.

NOTE

Indien u bij klanten en leveranciers met een wachtrekening werkte, dan moet u hier nu de wachtrekening tegenboeken. Indien u rechtstreeks boekte op de rekeningen, dan moet u eventueel Direct boeken weer tijdelijk aanvinken op de grootboekrekeningkaart.