Opvolgen goedkeuringsaanvragen – historiek
Opvolging van de openstaande goedkeuringsaanvragen kan iedere gebruiker voor zich doen door de tegel # Goed te keuren inkoopdocumenten in de gaten te houden. Een andere tegel # Geblokkeerde facturen kan gebruikt worden om, gebruiker onafhankelijk, zicht te krijgen op alle facturen die op dat moment wachten op goedkeuring.
Voor individuele documenten kan de knop Goedkeuringsstatus gebruikt worden om een idee te krijgen van de status en het verloop van de goedkeuring. In dit scherm heeft de gebruiker de mogelijkheid om extra goedkeurders toe te voegen. Goedkeurders verwijderen is niet toegelaten. Verder kan de status worden opgevolgd door de informatie die tijdens het goedkeuringsproces werd bijgehouden:
- Dringend
- Functies
- Volgorde
- Goedkeuringsstatus
- Reden
- Gecreëerd op
- Verwittigd
- Verwittigd op
- Goedgekeurd door
- Goedgekeurd op
- Afgekeurd door
- Afgekeurd op
Op de facturen of op de leveranciersposten kan ook snel gezien worden wat de status is van de factuur door middel van de kolom Afwachten. Zolang er een waarde in de kolom Afwachten staat, wordt de factuur niet opgenomen in een betalingsvoorstel en wordt deze dus niet betaald. In dringende gevallen is het wel mogelijk dat bepaalde gebruikers de waarde in deze kolom kunnen overschrijven om facturen toch op te nemen in een betalingsvoorstel, ondanks dat het goedkeuringsproces nog niet is afgerond. Dit is in te stellen met rechten.
De volgende waarden worden gebruikt in de kolom Afwachten:
- (Leeg): de factuur is volledig goedgekeurd en niet geblokkeerd voor betaling;
- A (accounting): de factuur werd afgekeurd voor boekhouding;
- R (rejected): de factuur werd afgekeurd voor leverancier;
- W (wait): de factuur is in afwachting van goedkeuring;
- X: er ontbreken goedkeurders op de factuur.
- P (processing): de goedkeurder heeft de factuur in verwerking van goedkeuring genomen.
TIP
Als een manuele waarde werd ingegeven in de kolom Afwachten wordt deze niet overschreven door het goedkeuringsproces.
Zie ook
Voorbereiden goedkeuringsaanvragen
Uitsturen goedkeuringsaanvragen
Verwerken goedkeuringsaanvragen
Goedkeuring opnieuw initialiseren
