Individuele inkoopfacturen
De verwerking van inkoopfacturen verloopt volledig analoog aan de verwerking van verkoopfacturen. Kies onder het Rolcentrum > Tab Verwerking > Groep Inkoop voor Inkoopfacturen of Inkoopcreditnota’s of onder het onderdeel Acties > Inkoopfactuur of Inkoopcreditnota.
Na de keuze van een werkdatum (indien zo ingesteld bij de bedrijfsinstellingen) en de eventuele keuze van een dagboek, komt u op een leeg scherm of op de lijst van niet-geboekte facturen die u verder kunt afwerken. De standaardfunctionaliteit is hier van toepassing:
- Klik op het voorlopig nummer om een niet-geboekte factuur te openen en verder te bewerken of klik op Nieuw om een nieuwe verkoopfactuur te maken.
- Om de huidige factuur of factuurlijn te schrappen, gebruikt u de knop Verwijderen.
In het infoblok Dagboek info ziet u de laatst geboekte inkoopfactuur in hetzelfde dagboek.
U kunt nu de verschillende velden invullen. Via de Tab- of Entertoets overloopt u de velden in een gedefinieerde volgorde waarbij alleen de meest gebruikte velden worden overlopen. Uiteraard kunt u ook de muis gebruiken.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Voorlopig nr. | BoCount Dynamics stelt hier automatisch het eerstvolgende nummer van de dummy nummerreeks voor. Dit is een voorlopig nummer. Het is pas bij het boeken dat het definitief nummer van het dagboek wordt toegekend. |
| Leveranciersnummer | U kunt via de keuzelijst de leverancier opzoeken. De snelste manier van werken is hier om een stuk van het nummer of de naam (of één van de andere velden van de keuzelijst). BoCount Dynamics toont u dan de lijst met alle leveranciers die aan uw zoekvoorwaarden voldoen. Via de link Selecteren uit volledige lijst en Tab Beheren > Bewerken of Weergeven kunt u snel naar de leverancierskaart springen. Om een nieuwe leverancier te creëren, kunt u onderaan de keuzelijst klikken op Nieuw. |
| Leverancier, Leveranciersnaam 2, Adres, Adres 2, Plaats, Postcode, Land/regio | Deze informatie wordt overgenomen van de leverancier en zal u zelden aanpassen op de factuur of creditnota. |
| Ondernemings-/Btw-nr., Bankrekening | Deze informatie wordt overgenomen van de leverancier en dient om u ervan te vergewissen dat u met de juiste leverancier bezig bent. |
| Boekingsomschrijving | Dit is de omschrijving van de factuur. Het is deze omschrijving die wordt gebruikt op de leveranciershistoriek. |
| Boekingsdatum | Dit is de datum die bepaalt in welke btw-periode de factuur wordt opgenomen. |
| Documentdatum | Dit is de datum die op de factuur staat. |
| Betalingscondities, vervaldatum, vervaldatum contantkorting, contantkorting % | De betalingscondities worden overgenomen van de leverancier, maar u kunt deze op deze plaats nog gaan aanpassen. De betalingscondities bepalen de vervaldatum, contantkorting % en de vervaldatum van de contantkorting. |
| Btw-basis korting % | Bevat het percentage contantkorting dat in rekening wordt gebracht bij het berekenen van de btw. |
| Btw-bedrijfsboekingsgroep | De btw-bedrijfsboekingsgroep wordt overgenomen van de leverancier, maar kunt u hier nog gaan aanpassen. |
| Valutacode | Dit is de munt van de factuur en wordt overgenomen van de leverancier, maar kunt u hier nog gaan aanpassen. |
| Factuurnr. Leverancier | Dit is het factuurnummer van de leverancier. Afhankelijk van de bedrijfsinstellingen is dit verplicht. Bij dubbele factuurnummers krijgt u een foutmelding. Indien het effectief om gelijke nummers gaat maar het een andere factuur is, kunt u best het jaartal toevoegen aan het nummer. Merk op dat cijfers en letters worden geregistreerd zonder spaties en tekens, enkel de cijfers en letters worden overgehouden. |
| Gestructureerde mededeling | Dit is een eventuele gestructureerde mededeling van de factuur die kan worden gebruikt bij het aanmaken van een betalingsbestand voor Isabel. Merk op dat de ingave van de gestructureerde mededeling onbelangrijk is (met of zonder *** of / ). Enkel de cijfers worden geregistreerd. |
| Afwachten | Wanneer hier iets werd ingevuld zal BoCount Dynamics deze factuur niet voorstellen als u een betalingsbestand maakt voor Isabel. U kunt dit veld achteraf leeg zetten (of invullen) op de leveranciershistoriek of op het scherm om facturen goed te keuren. |
| Dagboeksjabloon | Bevat de naam van het dagboeksjabloon waarin de factuur werd aangemaakt. |
| Status | Dit is optioneel te gebruiken. Standaard staat de status op open maar u kunt een factuur op status vrijgegeven zetten. Een vrijgegeven factuur is er één die correct is ingegeven maar nog niet is geboekt. De status kan dan bij eventuele filtering gebruikt worden. |
| Documentbedrag incl. btw, Btw-bedrag document | Dit zijn respectievelijk het totaalbedrag van de factuur en het btw-bedrag zoals vermeld op de ontvangen factuur. Deze totalen moet u ingeven. Bij het boeken van de factuur gaat BoCount Dynamics deze vergelijken met de totalen die worden uitgerekend op basis van de informatie op de factuurlijnen. Zolang deze niet overeenkomen kan de factuur niet worden geboekt. |
Afhankelijk van of er een boekingsschema of één enkele grootboekrekening gekoppeld is aan de leverancier zal BoCount Dynamics een aantal factuurlijnen voorstellen. Vul de verschillende velden in:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Soort | De meest gebruikte opties zijn grootboekrekening en vast activum. Er zijn nog een aantal andere mogelijkheden die enkel van toepassing zijn als u extra functionaliteit gebruikt van Microsoft Dynamics NAV waar BoCount Dynamics op is gebaseerd. |
| Nummer | Afhankelijk van wat u in het veld Soort hebt gekozen geeft u hier het rekeningnummer, het nummer van het vast activum, etc. in. U kunt via de keuzelijst een nummer gaan opzoeken, maar de snelste manier van werken is hier om een stuk van het nummer, de naam of een andere veld uit de keuzelijst op te geven. BoCount Dynamics toont u dan de lijst met alle rekeningen, vaste activa, etc. die aan uw zoekvoorwaarden voldoen. Via de link Selecteren uit volledige lijst en Tab Beheren > Bewerken of Weergeven kunt u snel naar de kaart springen. Om een nieuwe grootboekrekening, vast activum, etc. te creëren, kunt u onderaan de keuzelijst klikken op Nieuw. |
| Btw-bedrijfsboekingsgroep | De btw-bedrijfsboekingsgroep wordt overgenomen van datzelfde veld op de hoofding van de factuur. |
| Btw-productboekingsgroep | De btw-productboekingsgroep wordt overgenomen van het artikel indien daar ingevuld, en anders van de grootboekrekening (of van de boekingsgroep van het vast activum, etc.). De btw-bedrijfsboekingsgroep en btw-productboekingsgroep kunnen op deze plaats nog worden aangepast, het is de combinatie van deze twee die bepaalt hoe en op welke rekeningen btw wordt geboekt. |
| Niet-aftrekbare btw % | Dit is het niet-aftrekbaar btw-percentage op de factuurlijn en wordt overgenomen van de nummerplaat, de leverancier, het dagboek of de grootboekrekening. Het percentage kunt u hier nog gaan aanpassen. |
| Naam | BoCount Dynamics toont hier de naam van de grootboekrekening, het vast activum, etc. |
| Omschrijving | Dit is de omschrijving die zal worden getoond op de historiek grootboekrekeningen. BoCount Dynamics stelt hier standaard de omschrijving voor van de kop van de factuur of, indien niet ingevuld, de naam van de leverancier. |
| Directe kostprijs excl. btw | Dit is het bedrag van de factuurlijn. |
| Uitstelcode | U kunt een code definiëren en hier invullen zodat het boeken over verschillende periodes gespreid wordt. Indien Met uitstel is aangevinkt bij de grootboekrekening, zal een waarschuwing gegeven worden indien geen uitstelcode werd ingevuld. Let wel, op het moment van selecteren van de uitstelcode, worden alle gegevens van die uitstelcode bewaard bij het te boeken document. Indien u daarna wijzigingen doorvoert op uitstelcode zal dit niet worden toegepast. Als dit moet gebeuren, dan moet u de uitstelcode opnieuw selecteren. Deze boeking kunt u vooraf raadplegen via Tab Boeken > Voorbeeld van boeking weergeven > Grootboekpost. |
Afhankelijk van bepaalde instellingen of situaties kunt of moet u hier ook nog de bedrijfs- en productboekingsgroep, Intrastat-gegevens, aantallen, dimensiewaarden, gegevens met betrekking tot inkomstenfiches,... opgeven en/of aanpassen.
Lijnen kunnen ook toegevoegd worden door deze te kopiëren vanuit een Excel bestand. Belangrijk daarbij is om dezelfde kolomstructuur als de factuur over te nemen. Kopieer de lijnen uit Excel en plak ze in de factuur door helemaal links in het scherm, vooraan in de rij de sneltoets Ctrl+V te gebruiken.
Onder de ingevulde lijnen, kan u een aantal totalen gaan raadplegen. Deze worden telkens berekend bij het aanvullen van de regels. Volgende totalen zijn beschikbaar:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Subtotaal Excl. btw (EUR) | Bevat de som van alle waardes in het veld Regelbedrag excl. btw. |
| Factuurkorting (EUR) | Kan handmatig ingevoerd of gewijzigd worden. Dit bedrag bevat het kortingsbedrag dat achterliggend wordt afgetrokken van de waarde in het veld Totaal excl. btw. |
| Factuurkorting % | Kan handmatig ingevoerd of gewijzigd worden. Dit veld bevat het kortingspercentage dat achterliggend wordt afgetrokken van de waarde in het veld Totaal excl. btw. |
| Totaal excl. btw (EUR) | Bevat de som van alle waarden in het veld Regelbedrag excl. btw min een eventueel kortingsbedrag op de factuur. |
| Niet-aftrekbare btw (EUR) | Bevat de som van de niet-aftrekbare btw over alle regels. |
| Totaal btw (EUR) | Toont het volledige btw-bedrag, inclusief het deel niet-aftrekbare btw en min eventueel kortingsbedrag op de factuur. |
| Totaal incl. btw (EUR) | Bevat het bruto totaal bedrag. |
Nadat u de laatste lijn hebt ingevuld, kunt u via de Tab Boeken > Boeken of via de sneltoets F9 de factuur boeken. Voor het boeken wordt gecontroleerd of de totalen die BoCount Dynamics uitrekent op basis van de factuurlijnen overeenstemmen met de totalen die u op de factuurhoofding hebt ingegeven. Bij een verschil zal het document niet geboekt worden. Om een nieuwe factuur aan te maken, klikt u op het plusteken bovenaan of maakt u gebruik van de optie Tab Boeken > Boeken en nieuw… (Alt+F9).
Net zoals bij verkoopfacturen is het ook voor inkoopfacturen mogelijk om meerdere facturen tegelijk te boeken via Tab Boeken > Batchboeken.
Bovenaan het scherm van een inkoopfactuur staan nog een aantal knoppen met interessante functionaliteit:
| Knop | Functionaliteit |
|---|---|
| Tab Factureren > Statistiek | Met deze knop (of met F7) kunt u de totalen per btw-code zien én aanpassen. Dit laatste is nodig als het btw-bedrag op de factuur niet overeenkomt met hetgeen BoCount Dynamics volgens de informatie op de lijnen heeft uitgerekend. U kunt dat berekende totaal dan gaan aanpassen via dit scherm. Herinner u dat BoCount Dynamics kleine verschillen ook automatisch kan corrigeren afhankelijk van de bedrijfsinstellingen (zie Ingave bedrijfsinstellingen: Maximaal toegestaan btw-verschil, en Btw verschil toegestaan).  |
| Tab Boeken > Voorbeeld van boeking weergeven > Grootboekpost | Met deze knop krijgt u een overzicht van welke bedragen op welke rekeningen zullen geboekt worden vooraleer u de factuur boekt.   |
| Tab Boeken > Voorbeeld van boeking weergeven > Btw¬ post | Met deze knop krijgt u een overzicht van welke bedragen in welke vakken op de btw-aangifte zullen terecht komen vooraleer u de factuur boekt.   |
