Individuele verkoopfacturen
Kies onder het Rolcentrum > Tab Verwerking > Groep Verkoop voor Verkoopfacturen of Verkoopcreditnota’s.
Na de keuze van een werkdatum (zie bedrijfsinstellingen - Werkdatum vragen) en de eventuele keuze van een dagboek, komt u op een leeg scherm of op een lijst van niet-geboekte facturen die u verder kunt afwerken. De standaardfunctionaliteit is hier van toepassing.
- Klik op het voorlopig nummer om een niet-geboekte factuur te openen en verder te bewerken of klik op Nieuw om een nieuwe verkoopfactuur te maken.
- Om de huidige factuur of factuurlijn te schrappen, gebruikt u de knop Verwijderen.
In het infoblok Dagboek info ziet u de laatst geboekte verkoopfactuur in hetzelfde dagboek.
U kunt nu de verschillende velden invullen. Via de Tab- of Entertoets overloopt u de velden in een gedefinieerde volgorde waarbij alleen de meest gebruikte velden worden overlopen (zie personaliseren - kaartschermen). Uiteraard kunt u ook de muis gebruiken.
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Voorlopig nr. | BoCount Dynamics stelt hier automatisch het eerstvolgende nummer van de dummy nummerreeks voor. Dit is een voorlopig nummer. Het is pas bij het boeken dat het definitief nummer van het dagboek wordt toegekend. |
| Klantnummer | U kunt via de keuzelijst (pijl naar beneden) de klant opzoeken. De snelste manier van werken is om een stuk van het nummer of de naam op te geven (of één van de andere velden van de keuzelijst). Via de link Selecteren uit volledige lijst en Tab Beheren > Bewerken of Tab Beheren > Weergeven kunt u snel naar de klantenkaart springen. Om een nieuwe klant te creëren, kunt u onderaan de keuzelijst klikken op Nieuw. |
| Klantnaam, Naam 2, Adres, Adres 2, Plaats, Postcode, Land-/regiocode | Deze informatie wordt overgenomen van de klant en zal u zelden aanpassen op de factuur of creditnota. |
| Ondernemings-/Btw-nummer, Btw-plichtig | Deze informatie wordt overgenomen van de klant en dient om u ervan te vergewissen dat u met de juiste klant bezig bent. |
| Boekingsomschrijving | Dit is de omschrijving van de factuur. Het is deze omschrijving die wordt gebruikt op de klantenhistoriek en de grootboekhistoriek. |
| Documentdatum | Dit is de datum die op de factuur staat. |
| Dagboeksjabloon | Bevat het dagboeksjabloon waarin de factuur wordt aangemaakt. |
| Boekingsdatum | Dit is de datum die bepaalt in welke btw-periode de factuur wordt opgenomen. |
| Status | Dit is optioneel te gebruiken. Standaard staat de status op open maar u kunt een factuur op status vrijgegeven zetten. Een vrijgegeven factuur is er een die correct is ingegeven maar nog niet is geboekt. De status kan dan bij eventuele filtering gebruikt worden. |
| Betalingscondities, Vervaldatum, Contantkorting %, Vervaldatum contantkorting | De betalingscondities worden overgenomen van de klant, maar u kunt deze op de factuur nog aanpassen. De betalingscondities bepalen de vervaldatum, het contantkorting % en de vervaldatum van de contantkorting. |
| Btw-bedrijfsboekingsgroep | De btw-bedrijfsboekingsgroep wordt overgenomen van de klant, maar kunt u hier nog gaan aanpassen. |
| Valutacode | Dit is de munt van de factuur en wordt overgenomen van de klant, maar kunt u hier nog gaan aanpassen. |
Indien gebruik wordt gemaakt van de ordermodule zal u de verzendregels ophalen en dient u vanzelfsprekend de totalen niet in te geven.
Afhankelijk van of er een boekingsschema of één enkele grootboekrekening gekoppeld is aan de klant zal BoCount Dynamics een aantal factuurlijnen voorstellen. Vul de verschillende velden in:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Soort | De meest gebruikte opties zijn grootboekrekening en vast activum. Er zijn nog een aantal andere mogelijkheden die enkel van toepassing zijn als u extra functionaliteit gebruikt van Microsoft Dynamics NAV waar BoCount Dynamics op is gebaseerd. |
| Nummer | Afhankelijk van wat u in het veld Soort hebt gekozen, geeft u hier het rekeningnummer, het nummer van het vast activum, etc. in. U kunt via de keuzelijst een nummer gaan opzoeken, maar de snelste manier van werken is om hier een stuk van het nummer, de naam of een ander veld uit de keuzelijst op te geven. BoCount Dynamics toont u dan de lijst met alle waarden die aan uw zoekvoorwaarden voldoen. Via de link Selecteren uit volledige lijst en Tab Beheren > Bewerken of Tab Beheren > Weergeven kunt u snel naar de kaart springen. Om een nieuwe grootboekrekening, vast activum, etc. te creëren, kunt u onderaan de keuzelijst klikken op Nieuw. |
| Btw-bedrijfsboekingsgroep | De btw-bedrijfsboekingsgroep wordt overgenomen van datzelfde veld op de hoofding van de factuur. |
| Btw-productboekingsgroep | De btw-productboekingsgroep wordt overgenomen van het artikel indien daar ingevuld, en anders van de grootboekrekening of van de boekingsgroep van het vast activum, etc. De btw-bedrijfsboekingsgroep en btw-productboekingsgroep kunnen op deze plaats nog worden aangepast. Het is de combinatie van deze twee die bepaalt hoe en op welke rekeningen btw wordt geboekt. |
| Naam | BoCount Dynamics toont hier de naam van de grootboekrekening, het vast activum, etc. |
| Omschrijving | Dit is de omschrijving die zal worden getoond op de historiek van de omzetrekeningen. BoCount Dynamics stelt hier standaard de omschrijving voor van de kop van de factuur, of indien niet ingevuld, de naam van de klant. |
| Eenheidsprijs | Dit is het bedrag van de factuurlijn (bij creditnota’s worden de bedragen ook positief ingegeven). Het is ook mogelijk om negatieve bedragen te boeken. Dit zou het geval kunnen zijn wanneer een verkoopdocument meer teruggave vertoont voor bijvoorbeeld leeggoed dan verkochte goederen. |
Afhankelijk van bepaalde instellingen of situaties kunt of moet u op de lijnen ook nog intrastat-gegevens, aantallen, dimensiewaarden, etc. opgeven.
Naast manuele ingave kunnen lijnen ook toegevoegd worden door deze te kopiëren vanuit een Excel bestand. Belangrijk daarbij is om dezelfde kolomstructuur als de factuur over te nemen. Kopieer de lijnen uit Excel en plak ze in de factuur door helemaal links in het scherm, vooraan in de rij gebruik te maken van de sneltoets ctrl+V.
Nadat u de laatste lijn hebt ingevuld, kunt u via de knop Boeken of via de sneltoets F9 de factuur boeken. Zoals hierboven reeds beschreven, wordt er voor het boeken gecontroleerd of de totalen die BoCount Dynamics uitrekent op basis van de factuurlijnen, overeenstemmen met de totalen die u op de factuurhoofding hebt ingegeven. Om een nieuwe factuur aan te maken, klikt u op het plusteken bovenaan of maakt u gebruik van de optie Tab Boeken > Boeken en nieuw… (Alt+F9).
TIP
Deze controle gebeurt enkel indien op de Bedrijfsinstellingen, onder de tab Verkoopinstellingen, het vinkje Facturatie verkopen uitgevinkt is.
Het is ook mogelijk om verschillende facturen achtereenvolgens in te geven of te importeren (zie Importeren vanuit een extern facturatieprogramma) en vervolgens in één keer te boeken via de knop Batchboeken.
Bovenaan het scherm van de verkoopfactuur staan nog een aantal knoppen met interessante functionaliteit.
| Knop | Functionaliteit |
|---|---|
| Tab Factureren > Statistiek | Met deze knop (of met F7) kunt u de totalen per btw-code zien én aanpassen. Dit laatste is nodig als het btw-bedrag op de factuur niet overeenkomt met hetgeen BoCount Dynamics volgens de informatie op de lijnen heeft uitgerekend. U kunt dat berekende totaal dan gaan aanpassen via dit scherm. Herinner u dat BoCount Dynamics kleine verschillen ook automatisch kan corrigeren afhankelijk van de bedrijfsinstellingen (zie Ingave bedrijfsinstellingen: Maximaal toegestaan btw-verschil, en Btw verschil toegestaan.  |
| Tab Boeken > Voorbeeld van boeking weergeven > Grootboekpost | Met deze knop krijgt u een overzicht van welke bedragen op welke rekeningen zullen geboekt worden vooraleer u de factuur boekt.   |
| Tab Boeken > Voorbeeld van boeking weergeven > Btw-post | Met deze knop krijgt u een overzicht van welke bedragen in welke vakken op de btw-aangifte zullen terecht komen vooraleer u de factuur boekt.   |
Zie ook
Periodieke verkoopfacturen
Vaste teksten
Documentteksten
Elektronische facturatie
Peppol
