Functies
Om gebruik te maken van de goedkeuring voorzien binnen BoCount Dynamics zijn in eerste instantie functies nodig. Een functie is een (groep) goedkeurder(s) en bestaat uit een code en omschrijving waaraan vervolgens leden worden toegevoegd. Leden zijn gebruikers die bestaan binnen NAV en zijn de personen die de uiteindelijke goedkeuring gaan uitvoeren. Functies worden gedefinieerd door via de zoek te gaan naar Functies.
Na het opgeven van een code en omschrijving kunnen leden worden toegevoegd die tot die functie moeten behoren. Een functie kan geen, één of meerdere leden bevatten. Een functie zonder leden is interessant in het geval van automatische goedkeuring. In alle andere gevallen is het aangewezen minimum één, idealiter meerdere leden aan een functie toe te voegen. Door het toevoegen van meerdere leden worden eventuele afwezigheden van goedkeurders opgevangen. Wanneer meerdere leden deel uitmaken van éénzelfde functie dan is het niet zo dat de goedkeuring van elk van die leden nodig is. Als een functie wordt aangemaakt zonder leden te koppelen, dan zal niemand verwittigd worden van de openstaande goedkeuringsaanvragen. Deze zijn wel te raadplegen via de tegel # Geblokkeerde facturen. Indien nodig kunnen de gedefinieerde functies gewijzigd worden. Deze wijzigingen komen meteen tot uiting op alle facturen waarvoor reeds aanvragen werden uitgestuurd.
Op het niveau van de functie kan via een vinkje aangegeven worden of het al dan niet om een automatische goedkeuring gaat. Indien aangevinkt dan krijgt een inkoopfactuur, waar via de leverancier deze functie aan gekoppeld is, automatisch de status goedgekeurd. Deze functie kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor maandelijkse nutsfacturen.
Op het niveau van de functie kan via een vinkje aangegeven worden of het al dan niet om beheerder van goedkeuringen gaat.
Indien aangevinkt dan krijgen de leden van deze functie meer mogelijkheden, zoals bvb het verwijderen van automatisch toegevoegde goedkeurders op een document of het delegeren van goedkeuringen.
Op het niveau van leden is er een vinkje Dimensies. Indien dit niet is aangevinkt, dan zal de gebruiker de dimensies op het document wel kunnen weergeven maar niet kunnen aanpassen. Indien dit vinkje wel is aangevinkt, dan zal de gebruiker de mogelijkheid hebben om de dimensies op het document aan te passen. Op niveau van de leden is er een vinkje Geen e-mail verwittiging om aan te geven dat een gebruiker geen mails wenst te ontvangen omtrent goedkeuringen.
Het wijzigen van dimensies gebeurt vanop het goedkeuringsscherm via de knop Dimensies (zie Verwerken goedkeuringsaanvragen). Indien de parameter niet aangevinkt is, zal deze knop inactief zijn voor de gebruiker. Het wijzigen van dimensies kan in dit geval zowel op een niet-geboekt als op een geboekt document.
