Peppol

  • 5 minutes to read

Met Peppol kunnen documenten (facturen en creditnota's) op een elektronische manier naar klanten verstuurd worden. Meestal gaat het om overheidsdiensten, universiteiten, ... Zo'n elektronisch document is een Peppol-bericht.

Om met Peppol van start te gaan, moet, afhankelijk van het volume aan facturen, ofwel een contract afgesloten worden met Ibanity ofwel het contract van Christiaens toegepast worden (afhankelijk van de versie van Business Central voor zover dit niet reeds standaard ingesteld is). Bij het afsluiten van dat contract, krijg je een client id en een client secret (paswoord). Dat kan BoCount Dynamics gebruiken om berichten te versturen via het Peppol-netwerk.

Configuratiewizard

De eenvoudigste manier om van start te gaan met Peppol is de configuratiewizard doorlopen. Die doet het volgende:

  • alle nodige gegevens voor Peppol opvragen.
  • het veld BTW-regeling bij het land België instellen op 0208.
  • de elektronische documentindeling BODYN PEPPOL BIS3 aanmaken.
  • het verzendprofiel van documenten BODYN PEPPOL aanmaken.
  • een taakwachtrijpost maken voor codeunit CFL PEPPOL Process Messages die om de 15 minuten uitgevoerd wordt. Die staat standaard op Afwachten.

De meeste gegevens worden standaard al ingevuld.

TIP

Bij het doorlopen van de configuratiewizard moet je een scan opladen van de voor- en achterkant van een persoon die geregistreerd is als zaakvoerder van de firma.

configurationwizard1 configurationwizard1

Nadat de configuratiewizard uitgevoerd is, moet de supplier nog aangemaakt worden op het netwerk van Ibanity.

Bedrijfsgegevens

Bij de bedrijfsgegevens zijn volgende velden verplicht in te vullen:

  • Ondernemingsnummer (en daardoor dus naam, adres,...)
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Homepage
  • IBAN + BIC
  • Bankrekening (vul het filiaalnummer op de bankrekeningkaart in)

Supplier

Vóór het eerste bericht verstuurd wordt, moet het bedrijf gekend zijn op het Ibanity-netwerk. Dat doe je door een supplier aan te maken (zie hieronder de actie Maak supplier.). Tijdens het maken van die supplier wordt gecontroleerd of alle vereiste data wel gekend is in BoCount Dynamics. Een supplier kan één van de volgende statussen (onboarding statussen) hebben op het netwerk van Ibanity (meer info op https://documentation.ibanity.com/einvoicing/api#supplier-attributes).

Status Omschrijving
created De supplier werd aangemaakt.
approved De supplier werd goedgekeurd.
rejected Er is een probleem met de doorgestuurde informatie en de supplier werd niet aanvaard.
onboarded De supplier is volledig aanvaard. Met die status kunnen documenten verstuurd worden.
offboarded De supplier werd offline gehaald en kan geen documenten meer versturen.

Instellingen bij klanten

Per klant kan je instellen of die zijn documenten (verkoopfacturen, verkoopcreditnota's, servicefacturen en servicecreditnota's) via een Peppol-bericht wil ontvangen. Dat kan door in het veld Verzendprofiel van document op de klantenkaart de waarde *BODYN PEPPOL" in te vullen.

Bijna alle klanten zijn bij Ibanity/Peppol gekend met hun ondernemingsnummer. Echter zijn een beperkt aantal klanten gekend met hun BTW-nummer. Bij deze klanten moet het veld Geregistreerd bij PEPPOL met BTW-nr. aangezet worden.

Instellingen bij eenheden

Bij de eenheden bestaat er een veld internationale standaardcode. Dat veld moet opgevuld worden met één van de mogelijkheden uit de volgende lijst.

Instellingen bij BTW-boekingsinstellingen

Bij de BTW-boekingsinstellingen bestaat er een veld belastingcategorie. Dat veld moet opgevuld worden met één van de mogelijkheden uit de volgende lijst.

Instellingen bij landen/regio's

Bij de landen/regio's moet de kolom "Btw-regeling" aangevuld worden.

Controleren of een klant gekend is op het Peppol-netwerk

Om te controleren of een klant gekend is op het Peppol-netwerk en of die klant facturen en creditnota's aanvaardt, kan je op de klantenkaart in het lint kiezen voor Acties - Controleer of de klant zich op het Peppol-netwerk bevindt.

Documenten versturen

Een geboekt document kan via Peppol verstuurd worden door in het lint te kiezen voor Afdrukken en verzenden - Verzenden. Een ongeboekt document kan na het boeken onmiddellijk verstuurd worden door in het lint te kiezen voor Boeken - Boeken en verzenden. Afhankelijk van het verzendprofiel zal er wel of niet een Peppol-bericht gemaakt worden.

De verstuurde documenten worden niet onmiddellijk verwerkt, maar ze komen in een wachtrij te staan. Die wachtrij kan je raadplegen via de pagina Peppol-berichten.

setup

De berichten die in die wachtrij terechtkomen worden standaard om het kwartier automatisch verwerkt (zie de instellingen van de taakwachtrijpost), maar ze kunnen ook door de gebruiker zelf verwerkt worden. Daarom zijn op die pagina verschillende acties voorzien om de berichten te verwerken.

Actie Omschrijving
Toon document Gaat naar het document binnen Business Central
Alle berichten verwerken Verwerkt alle niet-verwerkte berichten
Verwerk bericht opnieuw Verwerkt het geselecteerde bericht
Verwijder verzonden bericht Verwijderd een verzonden bericht
XML/JSon - Maak XML Elk bericht bevat een XML-bestand met daarin de nodige informatie. Met deze actie wordt het XML-bestand gemaakt.
XML/JSon - Download XML Download het XML-bestand uit het bericht
XML/JSon - Upload XML Upload het XML-bestand naar het bericht. Als er bijvoorbeeld verkeerde data in het XML-bestand staat, kan je het downloaden, aanpassen en uploaden.
XML/JSon - Toon JSon-antwoord Toont het antwoord dat Ibanity gestuurd heeft bij het verwerken van het bericht.
TIP

De acties onder XML/JSon zijn vooral bedoeld voor intern gebruik bij foutopsporing.

Het verwerken van een Peppol-bericht gebeurt in meerdere stappen:

  1. Het bericht wordt door Business Central aangeboden aan Ibanity.
  2. Ibanity doet een eerste rudimentaire controle op het bericht. Als alles correct is, sturen ze een Request-id terug. Dat betekent dat het bericht goed ontvangen werd door Ibanity.
  3. Ibanity zet het bericht op het Peppol-netwerk. Als alles goed gaat, sturen ze een Transmission-id terug. Dat betekent dat het bericht volledig verwerkt is.

Aangezien dit een asynchroon process is, worden stap 1 en 2 in één keer uitgevoerd. Stap 3 wordt pas uitgevoerd als Ibanity het bericht afgeleverd heeft op het Peppol-netwerk.

De eventuele foutboodschappen die tijdens de bovenstaande stappen kunnen optreden, kan je bekijken door door te klikken op het veld Aantal fouten.

Een Peppol-bericht kan de volgende statussen hebben:

Actie Omschrijving
Gemaakt Het document werd succesvol ontvangen voor Ibanity en zal verwerkt worden
Bezig met verzenden Het document is geldig en zal naar het accesspunt van de bestemmeling verstuurd worden
Verzonden Het document werd verzonden naar het accesspunt van de bestemmeling. Hierbij wordt een Transmission id verstuurd.
Ongeldig Het document is niet geldig. Het veld Aantal fouten bevat de foutmeldingen.
Verzendfout Het document kon niet verzonden worden aar het accespunt van de bestemmeling. Het veld Aantal fouten bevat de foutmeldingen.

Meer info over de verschillende statussen kan je vinden op https://documentation.ibanity.com/einvoicing/1/api/curl#peppol-invoice-object.

TIP

Peppol aanvaardt niet dat een document meerdere keren verstuurd wordt. Maak daarom altijd een creditnota en een nieuwe factuur om een verkeerde factuur te corrigeren. Voor een niet-aanvaarde factuur hoef je nooit door te sturen, omdat de factuur niet aanvaard werd door Peppol.

Tegels op het rolcentrum

Op het rolcentrum staan twee tegels:

  • één met het aantal te verwerken berichten.
  • één met het aantal foutieve berichten.

setup

Zie ook

Individuele verkoopfacturen
Periodieke verkoopfacturen
Vaste teksten
Documentteksten
Elektronische facturatie