Voorbereiden goedkeuringsaanvragen
Bij het invoeren van de factuur kunnen zowel notities als bijlages (Drag and Drop) toegevoegd worden aan het inkoopdocument. De informatie op het goedkeuringsscherm wordt gesynchroniseerd met andere goedkeuringen van die factuur waardoor elke andere goedkeurder in het proces dezelfde informatie kan raadplegen. Notities en bijlages zijn ook te raadplegen vanaf de (niet) geboekte factuur.
Bij de vrijgave van het inkoopdocument, worden op het document onder het sneltabblad Goedkeuringen alle functies toegevoegd die zijn toegewezen aan de leverancier. Het veld Gecreëerd op wordt ingevuld met de systeemdatum. Bij het vrijgeven van het document worden nog geen goedkeuringsaanvragen verzonden. Dit geeft de gebruiker de mogelijkheid om manueel extra goedkeurders toe te voegen. Functies die automatisch werden toegevoegd omdat deze ingesteld zijn op de leverancier als goedkeurder, kunnen niet worden verwijderd.
Indien er geen functie is toegewezen aan een leverancier, of als de functie werd ingesteld met een begindatum in de toekomst, wordt bij het vrijgeven van het document geen lijn toegevoegd. Op dat moment krijgt de gebruiker een melding dat er geen goedkeurders zijn. De gebruiker kan er toch voor kiezen en doorgaan. Indien het dat het geval is, wordt het veld Afwachten op de factuur ingevuld met een X.
TIP
Van zodra ergens goedkeuringen zijn ingesteld, zal bovenstaande waarschuwing worden weergegeven wanneer er geen goedkeurders zijn toegewezen.
Op het sneltabblad Goedkeuringen is een vinkje Dringend voorzien. Dit wordt automatisch opgezet indien er op de factuur contantkorting van toepassing is. Indien gewenst kan de gebruiker ook manueel dit vinkje manipuleren om de goedkeuringsaanvraag als dringend te markeren.
Zie ook
Uitsturen goedkeuringsaanvragen
Verwerken goedkeuringsaanvragen
Opvolgen goedkeuringsaanvragen - Historiek
Delegeren van goedkeuringsaanvragen
Goedkeuring opnieuw initialiseren
