Vooruitbetalingsfacturen
De werking van de vooruitbetalingsfacturen wordt uitgelegd aan de hand van een verkooporder. De werking voor vooruitbetalingsfacturen bij inkoop werkt analoog.
Verkooporder
Na het invullen van de vereiste gegevens op het verkooporder, kan het vooruitbetalingspercentage worden ingevuld. Indien u dit al instelde op de klantenkaart of op een artikelkaart, zal deze worden overgenomen op het verkooporder.
Het vooruitbetalingspercentage kan op twee plaatsen worden ingevuld: op regelniveau en op kopniveau onder het sneltabblad Vooruitbetaling. Indien beiden werden ingevuld, worden de prioriteitsregels toegepast (zie instellingen - prioriteit instellingen). Dit wil zeggen dat het lijnniveau altijd voorrang heeft op wat werd ingevuld op het sneltabblad Vooruitbetaling. Indien u het vooruitbetalingspercentage handmatig aanpast op kopniveau, zal een pop-up verschijnen met de vraag of dit percentage moet worden ingesteld op regelniveau.
Naast het vooruitbetalingspercentage, kan u volgende velden wijzigen op het sneltabblad vooruitbetaling:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Vooruitbetaling comprimeren | Indien aangevinkt worden vooruitbetalingen in het verkooporder gecombineerd wanneer eenzelfde grootboekrekening/dimensie gebruikt worden. Indien niet aangevinkt, wordt er per regel waar een vooruit-betalingspercentage is ingesteld, een verkooporderregel aangemaakt. |
| Code betalingsconditie vooruitbetaling | Hiermee wordt de betalingsvoorwaarde opgegeven die van toepassing is op de vooruitbetalingsfactuur. |
| Vervaldatum vooruitbetaling | Bepaalt de datum waarop de vooruitbetalingsfactuur van dit verkooporder vervalt. |
| Contantkort. Vooruitbetalingsprecentage | Bepaalt het percentage contant korting dat wordt verleend aan de klant indien de factuur wordt betaald voor de datum opgegeven in het veld Datum contantkorting vooruitbetaling. |
| Datum contantkorting vooruitbetaling | Hiermee wordt de datum opgegeven waartegen de vooruitbetalings-factuur ten laatste kan worden betaald zodat de klant aanspraak maakt op de contantkorting. |
Controle
Eens de nodige gegevens zijn ingevuld op het verkooporder, kan er worden overgegaan tot het maken van de vooruitbetalingsfactuur. Indien gewenst, kan u voor deze stap nog een aantal controles gaan uitvoeren. Een eerste controle kan u terugvinden op het order onder Tab Order > Knop Statistiek > Tabblad Vooruitbetaling. In dit scherm is het mogelijk om een aantal statistieken te gaan raadplegen.
Daarnaast kan u het bedrag in het veld Vooruitbetaling Excl. btw nog gaan wijzigen. Wanneer u dit doet, zal het nieuwe vooruitbetalingspercentage proportioneel worden verdeeld over alle regels waar een vooruitbetalings-percentage werd ingesteld. Indien u werkt met bedragen inclusief btw door het vinkje Prijzen inclusief btw aan te vinken op het order, dan kan u het bedrag Vooruitbetaling Incl. btw gaan wijzigen in plaats van het bedrag Vooruitbetaling Excl. btw.
Een tweede controle kan worden teruggevonden onder Tab Acties > Groep Boeken > Vooruitbetaling > Testrapport vooruitbetaling… . Wanneer u dit rapport opvraagt, krijgt u een overzicht van de vooruitbetalingsbedragen en op welke rekening deze zullen worden geboekt.
Vooruitbetalingsfactuur
Na het uitvoeren van de controles, kan de vooruitbetalingsfactuur worden geboekt. Hiervoor gaat u naar Tab Acties > Groep Boeken > Vooruitbetaling. Hier kiest u voor Vooruitbetalingsfactuur boeken… of Vooruitbetalingsfactuur boeken en afdrukken. Zoals u kan zien, kan u een vooruitbetalingscreditnota boeken vanop het order op dezelfde manier.
Na het boeken zal de factuur als vooruitbetalingsfactuur verschijnen onder de geboekte verkoopfacturen (Rolcentrum > Tab Historiek > Groep Geboekte documenten > Geboekte verkoopfacturen). In de boekingsomschrijving (onder Tab Verzending en facturering) wordt weergegeven dat het gaat om een vooruitbetalingsfactuur en kan u raadplegen op welk order deze factuur van toepassing is.
Voor het restbedrag van het order kan worden gefactureerd, dient u het bedrag van deze vooruitbetalingsfactuur te hebben ontvangen. Dit kan u zien aan de status op het verkooporder Wacht op vooruitbetaling. Eens deze vooruitbetalingsfactuur betaald werd, kan de rest van de factuur worden geboekt als een gewone verkoopfactuur. Het vooruitbetalingsbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht van het verschuldigde bedrag.
