Verwerken goedkeuringsaanvragen
Indien een goedkeurder een aanvraag tot goedkeuring ontvangt, kan hij, indien ingesteld (zie Notificaties) via de link in de e-mail rechtsreeks naar het document gaan of via de tegel in het rolcentrum # Goed te keuren inkoopdocumenten om een volledig overzicht te krijgen.
Goedkeuringsscherm - Lijst
In het goedkeuringsscherm dat wordt weergeven, worden in het bovenste deel alle documenten opgelijst die wachten op goedkeuring door de ingelogde gebruiker. Documenten in deze lijst worden gesorteerd. Bovenaan komen de documenten die automatisch of manueel als dringend werden gemarkeerd, deze worden vetgedrukt weergegeven. Daarna volgen de overige documenten op basis van de vervaldatum van de factuur. In het tweede deel van dit venster worden de goedkeuringsregels weergegeven.
Goedkeuringsscherm – Documentafbeelding
Het document, gebruikt voor Document Capture, kan geraadpleegd worden in het infoblok Documentafbeelding onder het infoblokonderdeel Details. Indien gewenst, kan u afbeelding ook via pdf gaan opvragen door in het lint te kiezen voor Tab Navigeren > Documentafbeelding.
Goedkeuringsscherm - Lint
Via de verschillende knoppen bovenaan in het scherm, is het mogelijk om documenten goed te keuren, af te keuren, weer te geven, de status na te gaan en te filteren.
Goedkeuren
Indien de factuur correct is, kan het goedgekeurd worden via deze knop. De goedkeuringsaanvraag verdwijnt uit de lijst van eventuele andere gebruikers die tot dezelfde functie behoren. Indien er andere goedkeurders volgen, worden de volgende goedkeuringsaanvragen uitgestuurd.
Op de lijn wordt het veld Goedgekeurd door ingevuld met de gebruiker die de aanvraag goedkeurde. Het veld Goedgekeurd op wordt ingevuld met het tijdstip waarop de aanvraag werd goedgekeurd.
Een gebruiker kan meerdere facturen in één keer goedkeuren door meerdere facturen te selecteren en vervolgens op de knop Goedkeuren te klikken.
Delegeren
Als een goedkeurder een factuur wil delegeren aan een andere goedkeurder, dan kan dit via deze knop. De factuur wordt dan verplaatst naar de lijst van de andere goedkeurder. De goedkeuringsaanvraag verdwijnt uit de lijst van eventuele andere gebruikers die tot dezelfde functie behoren.
Om te kunnen delegeren aan een andere goedkeurder moet steeds een reden worden opgegeven.
De originele goedkeurder kan de factuur niet meer goedkeuren, de status wordt aangepast naar Afgesloten. De nieuwe goedkeurder kan de factuur goedkeuren of afkeuren. De status van de nieuwe goedkeurder wordt aangepast naar Gedelegeerd.
Indien wordt gedelegeerd aan een goedkeurder die reeds aanwezig is op het document, zal deze goedkeurder niet opnieuw worden toegevoegd. De goedkeuringsaanvraag wordt enkel verplaatst naar de lijst van de andere goedkeurder. Hierbij wordt eventueel de volgorde van de andere goedkeurder aangepast.
Afkeuren boekhouding
Als er zaken op de factuur niet correct zijn, vb.: foutieve boeking, dan kan de factuur afgekeurd worden voor boekhouding via deze knop. Bij het afkeuren is het verplicht om een reden op te geven. Omdat hier een bewerking in het scherm nodig is, moet de gebruiker eerst kiezen voor Lijst bewerken. Daarna kan in de kolom Reden een reden voor afkeuring ingevuld worden.
Op de lijn wordt het veld Afgekeurd door ingevuld met de gebruiker die de aanvraag afkeurde. Het veld Afgekeurd op wordt ingevuld met het tijdstip waarop de aanvraag werd afgekeurd. Het veld Reden wordt manueel door de goedkeurder aangevuld.
Afkeuren leverancier
Indien er zaken zijn op de factuur die niet kloppen, vb.: foutieve prijs, kan de factuur afgekeurd worden voor leverancier via deze knop. Bij het afkeuren, is het verplicht een reden op te geven.
Op de lijn wordt het veld Afgekeurd door ingevuld met de gebruiker die de aanvraag afkeurde. Het veld Afgekeurd op wordt ingevuld met het tijdstip waarop de aanvraag werd afgekeurd. Het veld Reden wordt manueel door de goedkeurder aangevuld.
In verwerking
Indien de goedkduring is opgepickt, maar voor een of andere reden nog niet kan gegeven worden, kan dit via deze knop worden aangegeven. De status wordt aangepast naar in verwerking.
Wacht op goedkeuring
Filter waarbij enkel de facturen die wachten op goedkeuring van de huidige gebruiker worden weergegeven.
Goedgekeurd
Filter waarbij enkel de goedgekeurde facturen van de huidige gebruiker worden weergegeven.
Afgekeurd boekhouding
Filter waarbij enkel de afgekeurde facturen voor boekhouding worden weergegeven. Dit enkel voor de huidige gebruiker.
Afgekeurd leverancier
Filter waarbij enkel de afgekeurde facturen voor leverancier worden weergegeven. Opnieuw enkel voor de huidige gebruiker.
In verwerking
Filter waarbij enkel de facturen waarvan de goedkeuring in verwerking is worden weergegeven. Opnieuw enkel voor de huidige gebruiker.
Document weergeven
Via document weergeven wordt het document zoals het bestaat in BoCount Dynamics opgehaald en weergegeven op het scherm.
Documentafbeelding
Bij het gebruik van Document Capture is het mogelijk om de afbeelding van de factuur te raadplegen via deze knop.
Goedkeuringsstatus
Hier wordt een overzicht gegeven van de historiek met betrekking tot de goedkeuringsaanvragen.
Goedkeuringsscherm - Regels
De goedkeuringsregels in het tweede deel van dit scherm, geeft de gebruiker de mogelijkheid om de dimensies op lijnniveau weer te geven door extra kolommen toe te voegen. Voor het aanpassen van de dimensies moet geklikt worden op de knop Dimensies. Dit is enkel mogelijk indien de gebruiker rechten heeft hiervoor (zie: Functies).
Zie ook
Voorbereiden goedkeuringsaanvragen
Uitsturen goedkeuringsaanvragen
Opvolgen goedkeuringsaanvragen - Historiek
Delegeren van goedkeuringsaanvragen
Goedkeuring opnieuw initialiseren
