Informatie invoeren, bewerken en verwijderen
De volgende paragraaf wordt overlopen aan de hand van een voorbeeld waarbij een nieuwe verkoopfactuur wordt gemaakt.
Nieuw
Vanaf het lijstscherm (of kaartscherm) van de verkoopfacturen kan u een nieuwe factuur creëren op volgende manieren:
- Via het actiedeelvenster de knop Nieuw;
- Vanaf de klant (lijst of kaart) waarvoor u een factuur wil maken: selecteer de klant en maak een factuur via Nieuw Document > Verk.-factuur.
U krijgt een blanco verkoopfactuur scherm dat u verder kan invullen. Eerst moet u een nummer geven aan de verkoopfactuur. Aangezien verkoopfacturen binnen BoCount Dynamics gebruik maken van een automatische nummerreeks, kan u via Tab of Enter het veld verlaten en stelt BoCount Dynamics automatisch het nummer voor.
Bewerken
Code invoeren
Binnen BoCount Dynamics moet u vaak een code invoeren om een record te identificeren, vb. het klantnummer. Om een code in te voeren zijn er verschillende mogelijkheden:
- De code volledig invullen
- U kunt het gewenste record opzoeken door een filtercriteria in te voeren. Het resultaat van de filter wordt tijdens het intikken aangepast (search-as-you-type)
U kunt dit zoekscherm openen:
- Van zodra u iets intikt in het veld;
- Via het pijltje rechts van het veld.
- Merk op dat het aantal kolommen waar u hier kan op zoeken beperkt is. U kan daarom ook het gewenste record opzoeken via de volledige klantenlijst, dit noemt geavanceerd zoeken. U kunt de klantenlijst openen om uitgebreid te zoeken:
- Via het zoekscherm > Selecteren uit volledige lijst (linksonder).
Ongedaan maken
Een ingevuld veld verlaten, bewaart ook de informatie in dat veld. U hoeft dus niet te bewaren. Zolang het veld nog niet verlaten is, kan u deze terug teniet doen met Esc of Ctrl+Z. Ook indien u het veld verlaten heeft, kan u het vaak (niet altijd!) terug teniet doen door het veld te selecteren en de sneltoets Ctrl+Z gebruiken.
Controle op juistheid van gegevens
U kan geen informatie laten verwijzen naar gegevens die niet eerder werden ingevoerd. Op een order kan bijvoorbeeld geen klant staan die niet bestaat. BoCount Dynamics zal een foutmelding tonen.
Wanneer je een foutmelding krijgt, los die meteen op. alle andere wijzigingen die je uitvoerde na het krijgen van een dergelijke foutmelding zullen na refresh (F5) of correctie van de fout ongedaan gemaakt worden.
Datum ingave
Datums kunnen worden geselecteerd met de muis via de datumcontrol of worden ingevoerd als dag/maand/jaar (al dan niet met schuine strepen). Datums kunnen vaak versneld worden ingegeven:
| Afkorting | Omschrijving |
|---|---|
| H | Huidige datum (= systeemdatum). |
| W | Werkdatum, wordt typisch ingesteld als de datum waarin geboekt wordt. |
| dag | Deze wordt automatisch aangevuld met huidige maand en huidig jaar. |
| dag(/)maand | Deze wordt automatisch aangevuld met huidig jaar. |
| dagnaam met nummer | Deze wordt omgezet naar de dag/maand/jaar dat overeenstemt met de dagnaam van de week aangegeven door het nummer. Vb.: ma40 is de maandag van week 40 van het huidige jaar. |
Datumformule
Sommige velden bevatten een datumformule. Dit is een berekeningsformule waarmee een datum wordt berekend op basis van een andere referentiedatum (vb.: de vervaldatum van een factuur op basis van de documentdatum). De berekeningsformule voor de vervaldatum kan uit maximaal 20 tekens bestaan met cijfers en letters die u voor afkortingen van tijdseenheden kunt gebruiken. Binnen BoCount Dynamics begint de week op maandag en eindigt op zondag.
De onderstaande tabel bevat enkele voorbeelden datumformules. Het resultaat in de rechterkolom is de berekening met als voorbeeld een referentiedatum 26/01/2020.
| Datumformule | Uitleg | Berekende datum |
|---|---|---|
| 30D | + 30 dagen | 25/02/2020 |
| 2W | + 2 weken | 09/02/2020 |
| 1M | + 1 maand | 26/02/2020 |
| LM (of CM in Engels) | Laatste dag van de lopende (of current) periode, hier maand | 31/01/2020 |
| LM+10D | Lopende maand + 10 dagen | 10/02/2020 |
| LW+1W | Lopende week + 1 week | 07/02/2020 |
| 1M+LM | Laatste dag van de volgende maand | 29/02/2020 |
| LK+1M+20D (of CQ in Engels) | Lopend kwartaal + 1 maand + 20 dagen | 20/05/2020 |
| 1J (of 1Y in Engels) | + 1 jaar | 26/01/2021 |
| D15 | Eerstkomende 15e dag van de maand | 15/02/2020 |
Numerieke waarden
In een numeriek veld (dus waar een getal verwacht wordt), kunt u ook steeds een berekeningsformule invoeren. Bijvoorbeeld 100*1,21 (geen haakjes). Het resultaat van de berekening wordt in het veld ingevuld.
Regels
Documenten bevatten typisch ook een sneltabblad met de lijnen van het document. De ingave en het bewerken van regels volgt in grote lijnen de gewone werkwijze van BoCount Dynamics.
Bovenaan de regels is een beperkt lint zichtbaar met acties die van toepassing zijn voor de lijnen.
In een lijstscherm kan u ook de inhoud van het bovenstaande veld kopiëren in het huidige record. Hiervoor gebruikt u de sneltoets F8.
Verwijderen
Vanaf het lijstscherm (of kaartscherm) van de verkoopfacturen kan u de (niet-geboekte) factuur verwijderen via de knop Verwijderen.
Er komt eerst een vraag ter bevestiging of u wel degelijk iets wil verwijderen. Klik Ja om te bevestigen.
Alle geboekte posten krijgen een definitief nummer. Idealiter worden geboekte gegevens niet gewijzigd of verwijderd en wordt er bij fouten een tegenboeking gedaan. Toch is het in BoCount Dynamics mogelijk om facturen, bankoperaties en diverse posten te schrappen.
Zie ook
BoCount Dynamics Modern Client
De verschillende schermen
Personaliseren, customiseren en ontwerpen
Zoeken, Sorteren en filteren
Werken met informatie
Inleiding ERP: eenvoudig in- & verkoopproces
