Boeken factuur
In deze sectie wordt de standaard werkwijze om een inkoopfactuur in te boeken toegelicht. Indien u als klant kiest voor document capture dan worden veel van deze velden bij het inlezen van een inkoopfactuur standaard ingevuld.
Zonder ontvangen lijnen
Zonder link naar het oorspronkelijk inkooporder kan een inkoopfactuur gemaakt worden via het Rolcentrum > Tab Verwerking > Groep Inkoop > Inkoopfacturen en kies voor Nieuw of via het Rolcentrum onder Acties > inkoopfactuur.
De creatie van een inkoopfactuur verloopt gelijkaardig aan de creatie van het inkooporder. Onder de tab Algemeen wordt de leverancier gekozen en extra info wordt opgehaald van de leverancierskaart. Belangrijke aandacht gaat naar volgende drie velden: Factuurnr. Leverancier, Documentbedrag incl. btw, Btw-bedrag document. Deze laatste twee velden worden manueel ingevuld op basis van de ontvangen factuur. Bij het boeken wordt er gecontroleerd of de bedragen in deze velden overeenstemmen met de waarden opgegeven op de factuurlijnen. Tot slot worden de factuurlijnen manueel ingegeven waarna de factuur geboekt kan worden.
Met ontvangen lijnen
Om een factuur te maken op basis van de ontvangen orderlijnen (via een magazijnontvangst) wordt enkel de stap factuurlijnen manueel ingeven vervangen door gebruik van de functie Ontvangstregels ophalen. Deze functie is terug te vinden op de factuur onder Sneltabblad Regels > Tab Regel > Groep Functies > Ontvangstregels ophalen.
Een nieuw scherm wordt geopend met een overzicht van de ontvangen, niet-gefactureerde lijnen. Selecteer in dit scherm een of meerdere regels en klik op OK. De lijnen worden toegevoegd als factuurregels. Als te veel of foutieve lijnen worden geselecteerd kunnen die uit de factuurregels verwijderd worden waarna de Ontvangstregels ophalen functie opnieuw toegepast kan worden. Indien alle gewenste lijnen zijn opgenomen, kan de factuur geboekt worden.
TIP
Ook al is er een volledige match tussen het order en de factuur én werd het inkooporder volledig goedgekeurd, toch zullen dezelfde goedkeurders op de factuur toegevoegd worden en de factuur ook moeten goedkeuren.
inkoopfacturen vs geboekte inkoopfacturen
Wanneer je een inkoopfactuur opmaakt dan is deze nog niet ingeboekt. Er bestaat een onderscheid tussen inkoopfacturen en geboekte inkoopfacturen. Bij aanmaak van een inkoopfactuur is er nog geen impact op het grootboek. Het volgnummer van de inkoopfactuur is een voorlopig nummer.
bij boeken van de inkoopfactuur worden de regels van de inkoopfactuur overgezet naar een geboekte inkoopfactuur met bijhorende nummerreeks. Deze factuur wordt finaal betaald.
Zie ook
Een eenvoudig inkoopproces
Creatie inkooporder
Boeken ontvangst
