Werking
Aanmaak document
In het logistieke bedrijf wordt elke documentlijn voorzien van een eigenaar. Deze eigenaar duidt aan welk bedrijf zal instaan voor de financiële afhandeling, met andere woorden, het bedrijf dat de lijnen zal factureren.
Op het niveau van verkoopoffertes en -orders is het mogelijk om orders te maken met meerdere eigenaren. Deze lijnen zullen bij facturatie worden uitgesplitst naar facturen per eigenaar.
Voor facturen en creditnota's moeten alle regels voor dezelfde eigenaar zijn.
Voor inkoopoffertes en -orders moeten alle regels voor dezelfde eigenaar zijn, omdat de leverancier alles op één factuur voor hetzelfde financiële bedrijf moet factureren.
De eigenaar kan worden ingesteld op:
- vestiging
- klant
- leverancier
- artikel
- resource
- vast actief
- nummerplaat
NOTE
Eigenaar op klant/leverancier heeft voorrang op die van de vestiging.
Eigenaar op artikel/resource/vast actief heeft voorrang op die van de klant/leverancier/vestiging/hoofding.
Eigenaar op nummerplaat heeft voorrang op die van de artikel/resource/vast actief/klant/leverancier/vestiging/hoofding.
NOTE
In kastickets (BoCount Dynamics POS extensie) is de eigenaar altijd afkomstig van de vestiging gekoppeld aan de kassa. Er moet dus altijd een eigenaar aan de vestiging gekoppeld worden en deze wordt dan gebruikt op het kasticket. Daar wordt nooit de klant, artikel, resource of vast actief eigenaar gebruikt.
NOTE
In elk financieel bedrijf kan worden ingesteld welke documenten er kunnen worden gemaakt. Zie instellingen voor meer informatie.
Wanneer een klant/leverancier wordt ingevuld in en document, wordt op basis van de gekoppelde records de bijhorende klant/leverancier in het finaciële bedrijf opgehaald. De btw-bedrijsboekingsgroep van de klant/leverancier in het bijhorende financiële wordt bepaald en in het order wordt de gekoppelde btw-bedrijfsboekingsgroep uit het logistieke bedrijf ingevuld.
NOTE
Logistieke en financiële bedrijven kunnen een verschillende landcode hebben. Zo is bvb een franse klant voor een belgisch logistiek bedrijf EU, maar diezelfde klant is voor een frans financiëel bedrijf dan weer BINNENLAND. Meer info over de opzet met financiële bedrijven in verschillende landen vind je hier
Bij aanmaak van documenten in het logistieke bedrijf is een aangepaste controle van de kredietlimiet actief.
Boeken document
Een document dat geboekt wordt in het logistieke bedrijf zal gecontroleerd worden op de aanwezigheid van een eigenaar. Indien de eigenaar ontbreekt, zal het document niet kunnen geboekt worden.
Orders en retourorders kunnen meerdere eigenaars hebben. Bij boeken voor verzending/ontvangst zijn meerdere eigenaars geen probleem.
Wanneer een order/retourorder geboekt wordt voor facturatie, kan er wel maar 1 eigenaar zijn in het document. Indien een order meerdere eigenaar heeft, dan zal dit niet kunnen geboekt worden voor facturatie vanuit het order. Er kan een factuur gemaakt worden per eigenaar en de verzend-/ontvangtstregels opgehaald in elk document. Bij ophalen van de ontvangst-/verzendregels kunnen enkel regels opgehaald worden die dezelfde eigenaar hebben als de factuur/creditnota.
Bij werken via verzamelfacturatie zullen automatisch verschillende facturen worden gemaakt per eigenaar.
Wanneer een factuur/creditnota wordt geboekt in het logistieke bedrijf, dan zal na het boeken
- het document worden overgezet naar het financiële bedrijf
- alle klant/leverancierposten, grootboekposten, btw posten, vaste activa posten worden geschrapt in het logistieke bedrijf.
Het overzetten van het document naar het financiële bedrijf gebeurt met behulp van BoCount Dynamics API.
Om de factuur te kunnen aanmaken in het financiële bedrijf, dienen van een aantal gegevens in het logistieke bedrijf, de correspoderende gegevens in het financiële bedrijf gekend te zijn. Zo moet gekend zijn wat bvb. het klantnr. is van de klant in het financiële bedrijf. Voor meer informatie zie gekoppelde gegevens.
Bij het overzetten van het document naar het financiële bedrijf, zullen alle artikellijnen, resourcelijnen, toeslaglijnen worden omgezet naar grootboekrekeningen. In de financiële bedrijven is geen artikelinformatie aanwezig. Enkel boekhoudkundige informatie is daar beschikbaar.
Dit gebeurt op basis van de productboekingsgroep en de bedrijfsboekingsgroep van de regels. De combinatie van beide heeft in de boekingsgroepinstellingen in het financiële bedrijf rekeningen gespecifieerd, die zullen gebruikt worden.
NOTE
De nummeerrekesen van de facturen per financieel bedrijf worden best preventief verschillend opgebouwd. Bv niet VF/2024/00001 maar VF/.../2024/00001. Anders dreig je een probleem te hebben omdat het nummer (een primary key) bij aanmaak van de factuur in het juiste financiële bedrijf mogelijk al bestaat.
Bij het overzetten van het document naar het financiële bedrijf zal ook het pdf-bestand worden meegestuurd zodat in het financiële bedrijf dit ook raadpleegbaar is. Afdrukken vanuit het financiële bedrijf zal niet toegestaan worden, aangezien daar niet alle nodige detailinformatie is gekend omtrent de artikelen of resources van de lijnen.
TIP
Bij het afdrukken van een een factuur in het logistieke bedrijf, wordt gebruik gemaakt van het document en briefpapier dat is ingesteld in het financiële bedrijf. Indien > deze instellingen ontbreken in het financiële bedrijf, dan zullen de instellingen van het logistieke bedrijf worden gebruikt.
TIP
Het logistieke bedrijf zelf, heeft geen boekhouding. Bepaalde acties worden dan ook niet toegelaten in het logistiek bedrijf. Bvb. financiele dagboeken openen wordt niet > toegestaan in het logistieke bedrijf.
Op de lijsten van geboekte documenten in het logistieke bedrijf, is aangeduid of het document is overgezet naar het financiële bedrijf.
Via de actie is het mogelijk een document (opnieuw) over te zetten naar het financiële bedrijf.
