PEPPOL Frequent gestelde vragen
Riskeer ik een boete als een peppol-factuur na 1 jan niet binnen of buiten raakt?
Op korte termijn niet. Er werd een tolerantieperiode van 3 maanden aangekondigd indien u kan aantonen dat u tijdig actie heeft ondernomen. Wanneer bv ondanks tijdige inschrijving uw software nog niet aangeleverd kon worden of indien u een foutmelding krijg bij het versturen.
Bron: https://www.vrt.be/vrtnws/nl/2025/12/04/peppol-ondernemingen-zaak-uitstel-factuur-online/
Bij het versturen van facturen krijg ik een foutmelding. Wat nu?
De eerste weken zullen veel foutmeldingen als oorzaak hebben dat uw klant nog niet 100% peppol-klaar is. Ook al heeft uw klant een peppol-identificatienummer (0208:xxxxxxxxxx), dan nog kan zijn registratie nog onvolledig zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de vaak terugkerende foutmelding “Identifier ‘iso6523-actorid-upis:0208:xxxxxxxxx’ is not registered in SML” Krijgt u deze foutmelding, breng uw klant dan op de hoogte. Facturen voor deze klant zullen in fout blijven gaan tot wanneer zij PEPPOL-klaar zijn.
Voor elke andere foutmelding raden we aan de ‘foutmeldingen’ op docs.bocount.net/e-document-connector/peppol-outgoing/ te raadplegen. Het gros van de foutmeldingen kan u zelf oplossen, bijvoorbeeld door een eenhedencode of belastingscategorie aan te vullen (zie https://docs.bocount.net/e-document-connector/peppol-setupdata/). Het is belangrijk om na elke tussenkomst te klikken op “document opnieuw maken”.
Vond u de foutmelding ook niet terug in onze online documentatie? Pas dan adviseren we om de foutomschrijving aan ons te bezorgen. We raden aan altijd 2 dagen te wachten en de factuur op een later moment eerst nog eens opnieuw te verzenden. De bron van de foutmelding kan namelijk tijdelijk zijn en gerelateerd aan een Peppol Access Point. Mogelijks is bijvoorbeeld het Access Point van de ontvanger overbelast en raakt deze op korte termijn opgelost.
Blijft dezelfde niet gedocumenteerde foutmelding na 2 dagen terugkomen, bezorg ons dan de foutomschrijving + factuurnummer + naam van het verzendend bedrijf.
Voor welke documenten en naar welke klanten moet ik in België vanaf 01/01/2026 Peppol gebruiken?
De wetgeving met betrekking tot e-facturering wordt geregeld aangepast. We raden aan de website financien.belgium.be te raadplegen voor een laatste update.
De verplichting tot e-facturering was in België reeds van kracht voor B2G (business to government) transacties. Vanaf 01/01/2026 geldt dit binnen België ook voor B2B facturen en creditnotas tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen.
Ik gebruik(te) reeds een andere peppol-oplossing. Kan ik naadloos overschakelen?
Wenst u uitgaande berichten te versturen dan volstaat het om bij ons te onboarden. U dient niets aan te passen in uw vorige oplossing behalve deze eventuel te verwijderen en in geval van abonnementskosten de service op te zeggen.
Voor binnenkomende berichten is er ook een onboarding vereist.Meestal doen wij dit voor uin één beweging met het onboarden voor uitgaande berichten. Indien u echter bij uw huidige peppol-partner aangemeld was als ontvanger dan dient u hen te contacteren om eerst een offboarding te doen. Vergelijk het met een brievenbus. U kan maar één brievenbus hebben waarin berichten mogen binnenkomen, u kan dus ook maar één partner aanstellen die uw facturen voor u mag ontvangen. Indien uw vorige peppol access point “Hermes” was dan dient u niets te doen. Hermes (ism Ixor) was een initiatief van de overheid (“BOSA”). Indien wij klanten aanmelden en de klant was gekend op “Hermes” dan gebeurt de offboarding automatisch. Een offboarding aanvragen dient enkel te gebeuren wanneer u overstapt van een ander commercieel Access Point.
Mag/kan ik naast het Peppol-bericht ook nog de factuur via e-mail of op papier versturen
De wetgeving met betrekking tot e-facturering wordt geregeld aangepast. We raden aan de website financien.belgium.be te raadplegen voor een laatste update.
Momenteel (dec 2025) staat de Belgische wetgeving het toe om ook nog een pdf-versie of een papieren versie van de factuur te versturen naar uw klant maar dan eerder aanvullend als dienstverlening. De gestructureerde elektronische factuur is de enige factuur die wettelijk conform is.
Maak hierover vooral duidelijke afspraken met uw klanten. Zie ook de sectie over verzendprofielen om een onderscheid te maken tussen klanten die enkel peppol wensen en zij die peppol + e-mail of peppol + print wensen.
Mijn klant wil facturen ontvangen op een peppolidentificatie gebaseerd op een GLN. Hoe doe ik dit?
U kan op een klantenkaart onder “Deelname aan e-documentservice” een peppol-ID manueel ingeven gebaseerd op een GLN-nummer. U vervangt dus 0208:xxxxxxxxxx (waarbij x = ondernemingsnummer) door de peppol-ID opgegeven door uw klant 0088:xxxxxxxxxxxxx (waarbij x = GLN-nummer)
Kan ik zelf ontvangen op basis van een GLN?
Nee, op dit moment is dit via ons access point nog niet mogelijk. Neem contact met ons op indien u dit wenst, dan brengen wij u op de hoogte zodra deze optie beschikbaar is.
Waarom hebben sommige klanten 2 peppol-ID’s?
In België bestaan 2 courante formaten.
- Het formaat 0208:xxxxxxxxxx (waarbij xxx… = ondernemingsnr) is verplicht.
- Het formaat 9925:BExxxxxxxxxx (waarbij BExxxx… =BTW-nr) is optioneel.
Het hebben van een 2de peppol ID (9925:BExxxxxxxxxx) hangt af van het access point / hoe iemand zich bij PEPPOL aanmeldt. Ons access point registreert bijvoorbeeld de beide formaten. Een factuur verstuurd naar peppol ID 9925:BExxxxxxxxxx zal niet zal toekomen als de klant deze (optionele) ID niet heeft. Onze Peppol-oplossing stuurt facturen naar de eerst gevonden (chronologisch) ID, dus de 0208:xxxxxxxxxx van uw klant die sowieso verplicht is. Ook al registreert onze peppol-oplossing op basis van een call 2 gevonden ID’s als beschikbaar om facturen naartoe te sturen, zolang er een 0208:xxxxxxxxxxx gevonden werd zullen facturen naar die ID verstuurd.
Als een leverancier uw peppol ID opvraagt dan kan u in principe beide opgeven want ons access point registreert beide. Maar gezien 0208:xxxxxxxxxx verplicht is adviseren we, indien uw leveranciers uw ID vragen, om deze op te geven.
Kunnen wij facturen na verzending nog aanpassen?
Nee, eens een factuur verzonden via peppol is het ook ontvangen door de klant en de inhoud kan niet meer gewijzigd worden. Informeer uw klant over de nodige stappen op een foute factuur te corrigeren. U zal een creditnota moeten maken en een nieuwe factuur.
Ik wil de inhoud van het peppolbericht (XML) zelf aanpassen of verrijken. Kan dit?
In de door ons uitgestuurde Peppol-berichten (XML-formaat) zitten alle wettelijk verplichte velden vervat. We streven ernaar om dit standaard formaat verder te verrijken met vaak aangevraagde niet-verplichte velden. Indien uw klant alsnog extra info wenst die niet in dit formaat vervat zit dan kan u contact opnemen met uw consultant. Wanneer dit heel specifiek is dan kan dit in maatwerk voorzien worden.
Kunnen wij ook via peppol self-billing doen?
In bepaalde sectoren worden facturen via self-billing opgemaakt. Ook sommige energie-leveranciers passen dit toe als één van de opties voor injectiefacturen (bv Engie & Luminus). Deze uitbreiding wordt niet door elke PEPPOL-partner en elk Access Point aangeboden maar staat bij ons op korte termijn op de roadmap. U wordt via een algemene mailing op de hoogte gebracht wanneer beschikbaar.
Ik heb een buitenlandse ondernemingsnummer. Kan ik ook jullie peppol-oplossing gebruiken?
De landen die wij momenteel (juli 2025) officieel ondersteunen zijn België, Nederland, Luxemburg, Duitsland, Ierland en Zweden. Vanuit die landen kan je dus facturen versturen. Een laatste update vindt u op de site van ons peppol access point Flowin ( https://faq.myflowin.com/support/home ).
Toevoeging van ondersteunde landen gebeurt op basis van de deadlines van de lidstaten. Documenten versturen kan ook naar andere landen (ook buiten de ondersteunde landen) op voorwaarde dat de landen/klanten actief zijn op het Peppol netwerk en het standaard Peppol BIS3 formaat ondersteund wordt.
Ik heb een buitenlands ondernemingsnummer. Geldt de efacturatie verplichting ook voor mij wanneer ik factureer aan Belgische klanten.
De Belgische verplichting tot e-facturering geldt vanaf 01/01/2026 voor B2B tranasacties tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen. Op dit moment (maart 2025) verplicht de Belgische regering dus geen buitenlandse vennootschappen tot e-facturatie aan Belgische klanten.
Ik heb naast een BTW-nummer van het land waarin ik gevestigd ben ook een buitenlands BTW-nummer. Geldt de (buitenlandse) e-facturatie verplichting ook voor mij wanneer ik factureer?
We adviseren de meest up-to-date wetgeving per land de raadplegen. De Belgische wetgeving kent bijvoorbeeld een uitzondering toe (update 03/2025). Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor niet in België gevestigde BTW-plichtigen zonder vaste inrichting die factureren aan in België gevestigde bedrijven.
Ik heb buitenlandse klanten die ook graag facturen via peppol wil ontvangen. Kan dit?
Er is een verschil tussen landen van waaruit je kan verzenden en landen naarwaar je kan versturen. We kunnen facturen versturen naar klanten in alle op Peppol aangesloten landen. We adviseren wel de door de buitenlandse klant gebruikte Peppol-identificatie (deelname aan e-documenten -> zie klantenkaart) manueel in te vullen.
