Zoeken, Sorteren en Filteren
In een live omgeving bevat de database vaak duizenden records. Daarom is het belangrijk om de data te kunnen filteren om snel de juiste informatie te kunnen terugvinden.
Zoeken
In het lint, bovenaan de lijst, kan u het zoekvenster terugvinden waarmee u kunt zoeken op de kolommen in de lijstweergave. Om het zoekvenster te activeren binnen BoCount Dynamics kunt u zowel de sneltoets F3 gebruiken als de muis. Voer de criteria in en druk op Enter om het volgende zoekresultaat weer te geven. Druk op Esc om de waarde terug te verwijderen uit het zoekvenster.
Sorteren
We kunnen de gegevens ook eenvoudig sorteren op om het even welke kolom – ook berekende kolommen – door op de kolomkop te klikken. Door meermaals op de kolomkop te klikken worden de gegevens afwisselend oplopend of aflopend gesorteerd.
Gegevens worden binnen BoCount Dynamics als volgt gesorteerd:
- Spaties komen voor tekens
- Speciale tekens komen voor cijfers
- Cijfers komen voor letters
De volgorde van sorteren is ook van belang voor het filteren van een interval (vb.: A110..110 zal nooit in enige data resulteren).
Filteren
Het filterdeelvenster is een deelvenster waarbij u gegevens kunt filteren en waarbij u de berekende totalen kunt beperken (flowfilters). U kan filteren door bepaalde criteria op te stellen voor één of meerdere velden van een bepaalde tabel. BoCount Dynamics zal dan nagaan welke records voldoen aan alle opgestelde criteria. Merk op dat filters schermafhankelijk zijn. Dit betekent als u een tabel filtert op een bepaald scherm, de filter niet wordt toegepast voor dezelfde tabel op een ander scherm.
Om het filterdeelvenster te activeren binnen BoCount Dynamics kunt u naast de muis ook de sneltoetscombinatie Shift+F3 gebruiken. Dit plaatst de focus op het zoekvenster waarmee u kan filteren op de zichtbare velden. Met de pijltjestoets omlaag kan een ander veld gekozen worden waarop u wenst te zoeken of filteren. Voer het criterium in en druk op Enter.
U kan ook gemakkelijk filteren op één bepaalde waarde via de sneltoets Alt+F3. U kan meerdere filters op niet-zichtbare kolommen plaatsen door het pijltje naast het zoekvenster open te klikken. Dit opent een lijst met de verschillende zichtbare kolommen en andere beschikbare kolommen. U kan filters verwijderen door op het kruisje te klikken naast de veldnaam.
TIP
Om te filteren op een niet-zichtbare kolom kan u ook de eerste letter van het veld gebruiken om zo het veld gemakkelijker te kunnen selecteren.
U kan alle filters ineens wissen door in het deelvenster onderaan te klikken op Filters opnieuw instellen of via de sneltoets Ctrl+Shift+Alt+F3.
Voor de berekende velden (flowfields) kunt u ook op de achterliggende tabel filteren. De aantallen en totalen worden beperkt op basis van deze flowfilters. Klik hiervoor op het filter-icoontje op het lint of gebruik de sneltoets Shift+F3. Net zoals bij gewone filters kan u meerdere filters invoeren die de totalen beperken door te klikken op + Filteren… of verwijderen via het kruisje.
In onderstaand voorbeeld wordt er gefilterd op alle Belgische en Nederlandse klanten waar de Verkoop(cijfers) in lokale valuta groter zijn dan 0 voor het jaar 2020.
Filtercriteria
Als filtercriteria kan u gewoon tekst invoeren. Een veld moet dan qua inhoud gelijk zijn aan de ingegeven tekst om te voldoen aan het criterium. U kan in de tekst wildcards, operatoren en tokens opnemen.
Wildcards
| Wildcard | Omschrijvving |
|---|---|
| ? | Vervangt 1 voor u onbekend teken op de plaats van de wildcard. |
| * | Vervangt geen, één of meerdere voor u onbekende tekens op de plaats van de wildcard. |
| '' | Twee enkele quotes. Lege filter voor blanco waarden. |
Wanneer men zoekt via F3, plaatst BoCount Dynamics stilzwijgend een * op het begin en op het einde van de filter. Dus zoeken op "a" levert hetzelfde resultaat als filteren op "*a*".
De filterfunctie is niet hoofdlettergevoelig.
Operatoren
| Functie | Operator | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|---|
| Interval | x..y | Vanaf x tot en met y | 22..23 |
| Open interval | ..y | Alles tot en met y | ..23 |
| Kleiner | <y | Kleiner dan y | <23 |
| Kleiner of gelijk | <=y | Kleiner dan of gelijk aan y | <=23 |
| Groter | >x | Groter dan x | >22 |
| Groter of gelijk | >= | Groter dan of gelijk aan x | >=22 |
| Verschillend | <>x | Niet gelijk aan x | <>21 |
| En | <x&>y | Kleiner dan x en groter dan y | <200&>100 |
| Of | x|y | x of y | 100|200 |
| Combinaties | x|y..z | x of waarde tussen y en z | 100|200..300 |
Een veelvoorkomende manier van filteren is het filteren op data, voorbeelden zijn:
| Filter | Omschrijving |
|---|---|
| 010120..310120 | Van 01/01/2020 tot 31/12/2020 |
| 010120.. | Alles vanaf 01/01/2020 |
| ..31/12/20 | Alles tot en met 31/12/2020 |
Filtertokens
U kunt de filter ook dynamisch definiëren door variabelen of filtertokens te gebruiken. De variabele wordt gebruikt bij ingave van de filter, maar wordt altijd vertaald naar de corresponderende waarde. Standaard kunnen deze variabelen gebruikt worden.
| Filtertoken (EN) | Filtertoken (NL) | Omschrijving |
|---|---|---|
| %me of %user | %gebruiker | Gebruikersnaam waarmee werd ingelogd binnen BoCount Dynamics |
| %mycustomers | %mijnklanten | Lijst van klanten die zijn gedefinieerd onder de Mijn Klanten |
| %myvendors | %mijnleveranciers | Lijst van leveranciers die zijn gedefinieerd onder de Mijn Leveranciers |
| %myitems | %mijnartikels | Lijst van artikelen die zijn gedefinieerd onder de Mijn Artikelen |
| Period | Periode | Datuminterval voor de huidige boekhoudperiode (afhankelijk van de werkdatum) |
| Year | Jaar | Datuminterval voor het huidige jaar (afhankelijk van de werkdatum) |
| Quarter | Kwartaal | Datumfilter voor de huidige maand (afhankelijk van de werkdatum) |
| Month | Datumfilter voor de huidige maand (afhankelijk van de werkdatum) | |
| Week | Week | Datumfilter voor de huidige week (afhankelijk van de werkdatum) |
| Today | Huidige | Huidige datum (systeemdatum) |
| Now | Nu | Huidige datum en tijd (systeemdatum en -tijd) |
| Workdate | Werkdatum | Werkdatum (systeemdatum) |
| Yesterday | Gisteren | Huidige datum -1 dag (systeemdatum) |
| Tomorrow | Morgen | Huidige datum +1 dag (systeemdatum) |
| Maandag | Maandag binnen de huidige week | |
| Dinsdag | Dinsdag binnen de huidige week | |
| ... | ... |
TIP
Het volstaat om de beginkarakters van de filtertoken te gebruiken om deze te identificeren. Bv. %mycust zal leiden tot %mycustomers.
Een veelvoorkomende manier van filteren is het filteren op variabele data, voorbeelden zijn: (waarbij werkdatum = systeemdatum = 12/09/2020)
| Filter | Waarde |
|---|---|
| year | 01/01/20..31/12/20 |
| ..workdate | ..12/09/2020 |
| ..today-2d | ..10/09/2020 |
Zie ook
BoCount Dynamics Modern Client
De verschillende schermen
Personaliseren, customiseren en ontwerpen
Informatie invoeren, bewerken en verwijderen
Werken met informatie
Inleiding ERP: eenvoudig in- & verkoopproces
